【保存版】業務代行とは？メリット・費用・導入手順を徹底解説！

働き方改革や人材不足が進むなかで、「業務代行」に関心を持つ企業が増えています。特に総務・人事・営業アシスタントなどの管理部門では、本来の業務に集中したいのに、日々のルーチンに追われているという声が多く聞かれます。

業務代行を活用すれば、人手不足や業務過多の悩みを外部の専門チームに委ねることが可能です。

この記事では、業務代行の基本から自社に合ったサービス選びのポイントまでをわかりやすく解説します。

こんな方におすすめ
✓　業務代行を検討しているが、費用対効果が気になって踏み切れない方
✓　アウトソーシングやBPOとの違いがわからず、どれを導入すべきか迷っている方
✓　バックオフィス業務を効率化して社員をコア業務に集中させたいとお考えの方

業務代行とは？

「業務代行」とは、企業が日々の業務の一部を外部の専門会社に委託することを指します。

経理や人事、データ入力、コールセンターなど、定型業務や煩雑なルーチン作業を対象とするケースが多く、企業はコア業務に集中できるようになります。

なぜ今、業務代行が注目されているのか？

近年、業務代行サービスが急速に注目されている背景には、以下のような社会的・経済的要因が挙げられます。

深刻化する人手不足

日本国内では、労働力人口の減少が進行しており、企業の多くが人手不足を実感しています。

帝国データバンクの調査によると、2025年1月時点で正社員が「不足している」と感じている企業の割合は53.4%と半数以上に達し、非正社員では30.6%となっています。

また、マンパワーグループの調査では、日本の企業の77%が「人材の確保が困難である」と回答しており、世界平均を上回っています。

参照：日本を含む42カ国・地域の2025年「人材不足調査」結果を発表 | ManpowerGroup

働き方改革と労働時間の上限規制

働き方改革関連法の施行により、時間外労働の上限が法律で定められました。

具体的には、時間外労働は原則として月45時間、年360時間を超えてはならず、臨時的な特別な事情がある場合でも、年720時間以内、月平均80時間以内、月100時間未満とする必要があります。

参照：時間外労働の上限規制 | 厚生労働省

これにより、企業は従業員の労働時間を適正に管理する必要があり、業務の一部を外部に委託することで、労働時間の適正化と業務効率の向上を図る動きが進んでいます。

テレワークの普及と業務のデジタル化

新型コロナウイルス感染症の影響を受け、テレワークが急速に普及しました。国土交通省の調査によると、テレワーク導入企業の多くがICTを活用した柔軟な働き方を実現しています。

しかし、紙での処理や押印、電話対応、郵便物の受け取り、発送など、テレワークでは対応が難しい業務も存在します。

参照：令和5年度 テレワーク人口実態調査 －調査結果（概要） － | 国土交通省

これらを業務代行サービスに委託することで、テレワーク環境でも業務を円滑に進めることが可能となり、業務のデジタル化と効率化が進んでいます。

アウトソーシングやBPOとの違い

「業務代行」という言葉は、似たような意味でつかわれる「アウトソーシング」や「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」と混同されることが多いですが、厳密にはその内容や目的に違いがあります。

それぞれの定義と違いを明確に理解することで、自社の課題に合った外注方法を選ぶことができます。

アウトソーシングとの違い

「アウトソーシング（外部委託）」は、企業活動の一部または全部を長期的に外部へ委託することを指します。たとえば、以下のようなケースです。

・経理業務のアウトソーシング（記帳代行・決算対応）
・給与計算の委託
・カスタマーサポートの委託

業務代行と比べて継続性が高く、専門性を求められるケースが多い点が違いです。また、戦略的視点から社内のリソースをコア業務に集中させる目的で導入されます。

BPOとの違い

「BPO（Business Process Outsourcing）」は、アウトソーシングの中でも、業務プロセス全体を包括的に外部へ委託する手法です。

関連記事：BPOとは？業務の効率化を目指す企業が知るべき基礎知識

単なる作業の代行ではなく、業務設計・運用・戦略・改善提案まで含めたパートナーシップ型の委託がBPOの特徴です。

・コールセンターの立ち上げから、運用・KPI管理
・請求、支払い処理などバックオフィスの一括受託
・行政窓口業務や書類審査業務の委託など

BPOは業務改善・効率化のプロジェクトとして導入されるケースが多く、KPI管理や品質保証体制が整備されている点が、業務代行との大きな違いです。

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業務代行が解決できる課題とは？

業務代行とは、単に「人手を補う」だけでなく、経営・現場両面でのさまざまな課題を抜本的に解決する手段として注目されています。

ここでは、特に中小企業や成長フェーズの企業が直面しやすい課題を3つ取り上げ、業務代行の有効性を解説します。

課題1：人手不足による業務停滞

背景：少子高齢化の影響により、日本では慢性的な人手不足が続いており、事務職や営業職、コールセンターなど、一般的な間接業務でも「人手が足りていない」と感じる企業は多いです。

業務代行が有効な理由：業務代行は1名～数名単位の小規模なリソースでも即時投入できる柔軟性があります。急な退職者対応や繁忙期への対応、採用までのつなぎとしても活用でき、業務のボトルネックを最小限に抑えることができます。

具体例：
・採用難が続く地方企業が、月末処理だけ事務代行に依頼し、従業員の残業を削減
・医療機関の受付業務を一部業務代行し、医療事務スタッフを本来業務に集中させた

課題2：社員のコア業務への集中不足

背景：営業や開発などのコア業務に集中すべき社員が、ルーチン作業に時間を割かれているという現象は、多くの企業に共通しています。社内業務のうち「やらなくてはならないが、専門性は不要な業務」が社員の生産性を圧迫しているのです。

業務代行が有効な理由：定型化されたルーチン作業を切り出すことで、社員はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。特に、急成長中のベンチャー企業では、業務代行が生産性向上と離職防止の両面に効果を発揮します。

具体例：
・営業担当が受注後の書類作成・データ入力も担当していた企業が、業務代行に移行。月20時間の業務削減に成功
・管理部門のルーチン作業（請求書発行やファイリング）を業務代行し、リーダーが経営企画に時間を割けるようになった。

課題3：急な案件増加や繁忙期対応

背景：キャンペーンや新サービスリリースに伴う急激な業務量増加に対し、既存の人員体制では柔軟な対応が難しいケースがあります。特に官公庁案件やシーズナルな業務では、「短期間・大量」の対応が求められます。

業務代行が有効な理由：一時的な業務のために人を採用・教育するのはコスト・工数共に非効率です。業務代行なら、訓練済みのスタッフを短期間で投入できるため、コストを抑えつつ即戦力を確保できます。

具体例：
・EC企業がセール時期にカスタマーサポート対応を業務代行に切り出し、CS品質を維持
・自治体業務で1,200名規模の人材を1.5か月で確保した事例（※弊社支援事例）

参照：1,200名を1カ月半で確保。給付金事務センターの運営支援 | ワールドスタッフィング

業務代行を導入するメリット・デメリット

業務代行は、企業にとって非常に有用な選択肢ですが、「すべての企業にとって万能」とは言えません。ここでは、導入前に知っておくべきメリット・デメリットを整理し、自社に合った導入判断を支援します。

メリット①：人材採用・教育コストの削減

採用活動には、求人広告費、面接、教育、定着支援などさまざまなコストがかかります。特に、業務が一時的または季節性の高いものである場合、その投資は非効率です。

業務代行を活用すれば、訓練済みのスタッフを必要な時だけ確保でき、教育や管理の負担も代行業者が担ってくれます。

弊社では、人材教育ビジネスで培ったノウハウにより、管理者～現場スタッフまで、業務に最適化された即戦力チームを構築可能です。

メリット②：コア業務への集中と生産性向上

バックオフィス業務やコール対応など、社員が行うには非効率な業務を外部に任せることで、社員の時間を本来の業務に集中させることが可能です。

結果として、営業や企画、経営判断などの付加価値の高い業務に注力でき、会社全体の生産性が向上します。

メリット③：業務の透明化とパフォーマンス可視化

業務代行に不安を感じる方の多くが、「ちゃんとやってくれるのか？」という点です。しかし、近年の業務代行サービスは、対応件数や応答率などのレポートを日次・週次で報告するなど、業務の透明性が非常に高くなっています。

弊社では、コールセンターの応答率や事務書類処理数など、成果が見える定量レポートを標準提供。改善提案もセットで行うため、PDCAを高速で回せます。

メリット④：スモールスタートと柔軟なスケール対応

多くの企業は「大規模な外注はハードルが高い」と感じています。しかし実際は、1～3名規模からでも業務代行はスタート可能。

将来的に業務量が増えても、必要に応じてスケールアップ・スケールダウンが柔軟に可能です。

弊社では、小規模・小ロットのでもマルチセンターにて対応いたします。

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デメリット①：ノウハウの蓄積が進みにくい

業務を外部化することで、社内にノウハウがたまりにくくなる懸念はあります。特に、業務代行に依存しすぎると、自社内の育成力や改善力が弱まる可能性も否定できません。

弊社では、定期レポートや担当者会議を通じて、業務改善ノウハウを社内に共有する仕組みを提供しています。単なる「業務代行」にとどまらない、伴走型支援が強みです。

デメリット②：業務引継ぎの初期負担

業務をアウトソースする際には、業務内容の整理・マニュアル化・研修など、初期フェーズに一定のリソースを割く必要があります。

弊社では、業務整理からマニュアル作成・初期研修までワンストップでサポート。初期の負荷を最小化し、スムーズな立ち上げを実現します。

デメリット③：ミスマッチのリスク

業務代行パートナーのスキルや業務理解度が低いと、期待する成果が得られない可能性もあります。また、報連相が不十分な場合、認識語弊が起きることも。

弊社は、業務設計・初期教育・管理者の配置まで、品質を担保する多層体制を構築しています。貴社の一員のように、業務を共に創る姿勢で臨みます。

業務代行の選び方と失敗しないポイント

業務代行サービスは多種多様で、提供会社の特徴もさまざまです。自社の業務や目的に合ったパートナーを選ばなければ、「思ったほど効果が出なかった」「手間が増えた」といった失敗につながることもあります。

ここでは、業務代行を導入する際に失敗しないための選定ポイントを解説します。

業務内容と目的を明確にする

まず最初に行うべきは、自社が外部委託したい業務内容を明確にすることです。事務処理・コール対応・データ入力・窓口業務など、業務の性質や優先順位を整理しましょう。

また、「業務量の波を平準化したい」「正社員は戦略業務に集中させたい」など、アウトソーシングの目的を言語化しておくことが重要です。

<ポイント>
・業務を切り出す単位（作業ベースかプロセス単位か）
・継続的な運用or期間限定
・自社のリソース状況や課題の明確化

実績と信頼性のある会社を選ぶ

業務代行は、企業の中核業務に近い領域を担うこともあるため、信頼性と実績は重要な選定基準です。業種・業界に合わせた導入実績があるか、自治体など信頼性の高い組織との取引があるかを確認しましょう。

弊社の実績例：
・自治体サービスを支えるコンタクトセンター運営とSIerと協業し、ファシリティと人員の確保から業務設計、運用、改善までを一貫サポート
・地方の移住者支援事業を受託し、移住希望者への情報提供と就労相談を実施

参照：実績紹介 | ワールドスタッフィング

コミュニケーション・管理体制の質を確認する

業務代行では、単に作業をこなすだけではなく、「どれだけ円滑に連携できるか」が成功のカギになります。

特に、現場との連絡体制、レポートの頻度、担当者の柔軟性などを事前に確認しましょう。

<チェックすべきポイント>
・専任担当者の有無
・業務レポートの提出頻度とフォーマット
・業務改善や提案を能動的に行ってくれるか

柔軟性とスケーラビリティ（拡張性）

一度始めた業務代行も、途中で業務量が変化したり、新しい業務を追加したりする可能性があります。その際に、柔軟に対応してもらえる体制があるかどうかは大きな選定基準です。

弊社の強み
・1～3名規模からの小ロット対応が可能
・チーム規模の拡張/縮小に柔軟対応
・複数業務の同時展開や拠点を設計

セキュリティ・コンプライアンスの対応

個人情報や機密情報を扱う場合、情報漏洩対策や管理体制の確認も重要です。特に自治体や医療、金融関連の業務を外注する際は、ISMSやPマークの有無、セキュリティ教育の実施状況を確認しましょう。

どんな業務を任せられるの？業務代行の活用事例

業務代行と聞くと、「どんな仕事を任せられるの？」「うちの業務も対象になるのか？」と疑問に感じる方も多いのではないでしょうか。実際には、単純な作業から専門性の高いプロセスまで、幅広い業務が委託の対象となっています。

ここでは、代表的な業務代行の種類と、弊社を含む実際の活用事例を交えながらご紹介します。

1.事務代行（バックオフィス業務）

対象業務：データ入力、書類作成・整理、請求書処理、会議資料作成、ファイリングなど

こんな課題に対応：
・人手が足りず、社員が残業続き
・単純作業に追われ、戦略業務に集中できない
・月末月初など業務が集中するタイミングだけ外注したい

弊社の事例：
求人募集原稿作成、労務処理、採用市場リサーチの複合業務を受託し、採用関連のノンコア業務を一括対応。スピーディな採用プロセスの実現と人材確保の成功率が向上し、企業の採用活動がより戦略的に進められるようになった。

関連記事：事務代行とは？対応範囲・料金相場・失敗しない選び方まで詳しく解説！

2.コールセンター業務

対象業務：受電対応（問い合わせ、苦情対応、注文受付）、発信業務（アンケート、催促、案内）

こんな課題に対応：
・応答率が低く、機会損失が発生
・社内に専任担当がおらず、教育・管理が難しい
・時間帯や繁閑に応じてフレキシブルに対応したい

弊社の事例：
自治体のコンタクトセンター運営を支援。迅速な人材確保と徹底した運用サポートにより、給付金審査業務において席数98％の稼働率を維持することができた。

3.特殊・プロジェクト型業務

対象業務：短期キャンペーン事務局、アテンド業務、マニュアル作成、帳票整理、BPO導入支援、業務フロー設計など

こんな課題に対応：
・イレギュラーな業務を自社で対応しきれない
・短期集中で成果を出したい
・内部リソースの負担を最小限にしたい

弊社の事例：
国際的スポーツイベントにおいて訪日外国人選手団のアテンド業務を受託。400名のスタッフを確保し、繁忙期の変動にも柔軟に対応した。

活用範囲の広さ＝業務代行の強み

上記のように、業務代行は「定型的な作業を任せられるもの」だけではなく、業務改善や業務設計、プロジェクト支援まで幅広く活用可能です。

特に弊社では、以下のような特徴により、あらゆる業務に柔軟に対応できます。

・人材教育事業で培ったノウハウをもとにした即戦力チームの構築
・小ロットから大規模案件まで対応可能なスケーラビリティ
・成果の「見える化」にこだわった透明性の高いレポート提供

業務代行の費用相場とコストの考え方

業務代行の費用は、委託する業務内容や委託先のサービス形態によって大きく異なります。ここでは、代表的な料金体系と、費用対効果の考え方についてご紹介します。

主な料金体系

時間単価制（時給制）
例：1,800円～3,500円／時間（事務・データ入力など）
→業務量が読めない初期導入や短期業務に向いている。

月額固定制
例：20万円～50万円／月（業務量・人員数により変動）
→中長期的な業務委託に向いており、コスト管理がしやすいのが特徴。

成果報酬制
例：コールセンターでの受電件数や、処理件数に応じて費用を算出
→成果が明確な業務に適しており、費用対効果を重視したい企業に最適。

コストだけでなく「効果」で判断する

単に「安さ」で選ぶと、教育体制や業務品質に課題が出る可能性があります。

どれだけの工数削減・人的コスト削減が見込めるかを金額換算し、内製時と比較したROI（投資対効果）を判断することが重要です。

業務代行導入のステップと運用体制

業務代行を初めて検討する企業にとって最も気になるのは、「どうやって導入すればいいのか」「ちゃんと成果につながるのか」という点です。

この章では、実際に業務代行をスムーズかつ効果的に導入するためのステップと、弊社が提供している運用体制について詳しく解説します。

ステップ1：業務の棚卸と課題の明確化

まずは自社のなかで「どの業務が代行できそうか」「どこに課題があるのか」を明らかにする必要があります。

チェックポイントの例：
・時間を奪っている作業は？
・スキルや専門性を要する業務は誰が担当している？
・属人化している業務や担当者不在時に停滞する業務はないか？
・月末や繁忙期にリソースが不足する工程はどこか？

この棚卸が業務代行の成功を大きく左右します。

ステップ2：代行範囲・目標の設定

次に、代行する業務の範囲と期待する成果を明確にします。

例：
・電話対応を代行→応答率90%以上を目指す
・書類入力業務を代行→処理件数×精度×納期をKPI化
・対面窓口の業務を代行→クレーム率の低減、接遇品質の均一化

こうした目標を明確にしておくことで、成果の可視化と改善活動がスムーズになります。

ステップ3：パートナー選定と業務設計

業務代行を担うパートナー企業の選定では、価格だけでなく以下のポイントを確認しましょう。

<確認事項>
・類似業務の実績はあるか？
・担当者の対応力、業務理解度
・教育体制や品質管理の仕組み
・セキュリティ、個人情報の管理体制

弊社では、業務フローの設計から導入までをワンストップでサポートしています。また、業務の属人化を防ぐために、作業手順書やマニュアルの整備・標準化も同時に支援します。

ステップ4：導入・研修・トライアル運用

本格的に運用を始める前に、パイロット導入（試験導入）を行うのが一般的です。

<導入フロー>
・導入初期には現場の業務フローを理解するための研修を実施
・自社業務にあわせた教育を行い、戦力化のタイミングを短縮
・課題が見つかればこの段階で調整し、本稼働へ移行

弊社ではこのフェーズで、自社で培った人材育成ノウハウを活かし、短期間で高品質な対応が可能な人材を育成します。

ステップ5：本稼働とモニタリング

導入後は、業務が計画通り遂行されているか、定期的にチェックと改善を繰り返す必要があります。

弊社では、以下のような体制を構築しています。

・成果レポート（応答率、処理件数、対応スピード、品質指標など）を定期的に提出
・現場リーダーとクライアント担当者が連携し、日々の課題やフィードバックを反映
・業務改善提案も積極的に実施

業務代行導入で失敗しないための注意点と対策

業務代行は、業務効率化・コスト削減・人材不足対策など、多くのメリットがありますが、導入方法を誤ると「想定以上に工数が増えた」「成果が出なかった」「社内との連携が崩れた」など、かえって問題が悪化するケースも少なくありません。

ここでは、導入時に注意すべき代表的な失敗例とその対策をご紹介します。

丸投げによる業務のブラックボックス化

失敗例：外注した業務の進行状況が分からず、成果が見えない。トラブル時の所在も曖昧になる。

【対策】
・始めにKPI（業務指標）やレポート形式を明確に決めておく
・定期的な進捗報告会・打ち合わせの場を設ける
・契約書で役割分担・責任範囲を明文化する

業務の切り出し方が不明瞭

失敗例：社内業務をそのまま丸ごと渡してしまい、外注側が混乱。逆に社内の負荷が増してしまう。

【対策】
・導入前に業務プロセスを洗い出し・分類しておく
・「定型化されている業務」「ルールが明確な業務」からアウトソースを始める
・マニュアル、業務フロー図の共有を徹底

社内の協力体制が不十分

失敗例：「外注だから任せきりでよい」という認識が社内にあり、連携がうまくいかずトラブル時に対応が遅れる。

【対策】
・外注チームと連携する社内窓口を事前に決めておく
・社内でも関係部署に「導入の背景や目的」を説明し、理解を得る
・外注チームを社内の一員として扱う意識を持つ

コスト削減だけを目的にしている

失敗例：単にコストが安いという理由で業務代行会社を選定し、品質が伴わずトラブル多発。

【対策】
・価格だけでなく、教育体制・実績・対応領域などのトータルバランスを重視
・スモールスタートで品質と相性を確かめる
・成果報酬型、段階的な契約も検討する

将来を見据えた拡張性がない

失敗例：「今この業務だけお願いしたい」という短期視点で契約し、後から対応範囲を広げようとしても柔軟に対応してもらえなかった。

【対策】
・将来的に業務範囲の拡大やチームの増員が可能かを確認しておく
・対応可能業務の広さ、対応体制の柔軟性をヒアリング

業務代行を活用して働き方を変える第一歩を踏み出そう

人材不足、定着率の低下、業務の属人化…。これらの課題は多くの企業が直面している共通の悩みです。業務代行をうまく活用することで、社員がコア業務に集中できる環境を整え、生産性と働きやすさの両立が実現できます。

ポイントは、「何を代行すべきか」ではなく「どう社内の価値を最大化するか」という視点で導入を検討することです。

私たちも、業務の見える化から体制設計、運用支援、レポーティングまで一気通貫でご支援しています。

まずはお気軽にご相談ください。

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