営業活動では、メールを活用するシーンが多くあります。適切なテンプレートを活用することで作業効率を上げるだけでなく、顧客に与える印象も向上します。
本記事では、営業の現場で頻出するシーン別に使いやすい例文を厳選してご紹介します。
すぐに使える内容なのでぜひコピペしてご活用ください。
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こんな方におすすめ
✓ アポイントの日程調整や提案資料の送付を効率的に行いたい方
✓ 営業アシスタントとして日々メールのやり取りを行っている方
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営業メールはなぜ重要？
電話や対面だけでなく、営業活動においてメールが果たす役割はますます大きくなっています。特に初回の接点や情報共有、フォローアップなど、顧客との関係性を構築する場面でメールは営業の成果を左右する重要な手段です。
そのため、メールの目的を理解し、効果的に活用することが営業パーソンに求められます。ここでは、営業メールが持つ役割や、テンプレートの導入によるメリットについて解説します。
営業メールの役割とは
営業メールは、単なる連絡手段ではなく、「相手にとって価値のある提案を適切なタイミングで届ける」ための戦略的なツールです。
電話では接続が困難な相手にも、自分のペースで情報を届けられるため、初回アプローチや意思決定者への資料送付などに効果的です。
また、やり取りが記録に残るため、提案内容や条件を明文化しておく必要があるクロージングにも役立ちます。
営業メールの質は、信頼感や誠実さを伝える手段であり、営業担当者の印象につながる重要な手法と言えるでしょう。
テンプレートを使うメリット
営業メールにテンプレートを活用することで、以下のようなメリットが得られます。
・時短
毎回ゼロからメールの文面を書く必要がなく、商談やリサーチなど他の業務に時間を割けるようになります。
・品質の均一化
誰が作成しても一定の水準を保てるため、チーム全体のメールアプローチの品質を底上げすることができます。
・失礼を避ける
敬語や構成ミスによる印象ダウンを避け、ビジネスマナーを守ったやり取りが可能です。
テンプレートはあくまで「型」ですが、それをベースに相手ごとに適切なカスタマイズを加えることで、効率と成果の両立が実現できます。
関連記事：ビジネスマナー完全ガイド｜電話、メール、訪問対応の基本を一覧で解説
営業メールを作成する際の基本構成とマナー
営業メールは、テンプレートをそのまま使えば良いというわけではありません。件名や宛名の付け方、表現のトーンひとつで相手に与える印象は大きく変わります。
テンプレートを有効活用するためにも、まずはメールの基本構成とマナーを押さえておくことが大切です。この章では、営業メールを作成する際に知っておくべき基本の型と気をつけたいポイントを解説します。
基本構成
営業メールは、「件名」「宛名」「本文」「署名」の4つのパートで構成されます。それぞれのパートに役割があるため、以下の要素を意識して作成することで、伝わりやすいメールになります。
・件名
メールを開いてもらうための重要な部分です。送付する目的を明確にして、意図が一目でわかる内容にします。
例：【資料送付】○○のご提案
・宛名
相手の会社名、氏名は正式名称で記入しましょう。部署や役職を含めると丁寧な印象になります。
・本文
冒頭では、自身の名乗りから入ります。その後は挨拶→本題→締めの挨拶という流れが基本です。
・署名
会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスなど、すぐに連絡できる情報を記載します。
気をつけたい表現やトーンの使い分け
営業メールでは、送付する相手やシーンによって適切な表現やトーンを使い分けることが大切です。同じ内容でも、書き方ひとつで「丁寧さ」や「誠意」が伝わるかどうかが変わります。
・上司や社内宛
社内ルールに準じた簡潔な文面を意識します。ただし、過剰に砕けた表現は避けるのがマナーです。
・既存顧客宛
程よい丁寧さを保ちつつ、信頼関係を損なわない書き方がカギになります。
・初回接点の相手
特に丁寧な文面を心がけましょう。導入は、「突然のご連絡を失礼いたします」などの配慮がある言葉が有効です。
また、「お世話になっております」は万能な表現ですが、毎回同じでは印象が弱くなります。文脈や関係性に応じて、挨拶のバリエーションを持っておくのもポイントです。
避けるべきNG例と改善ポイント
営業メールでは、ついうっかりとやってしまいがちなNG表現や構成があります。以下のような失敗例と、その改善策を知っておくと安心です。
NG例①件名が曖昧で目的が伝わらない
件名：「こんにちは」「資料です」
→改善案：【ご提案資料】〇〇サービスの概要について
NG例②敬語の使い方に違和感がある
本文：ご確認していただけますでしょうか
→改善案：ご確認いただけますと幸いです
※「ご確認していただく」は二重敬語になるため、注意が必要です。
NG例③締めの挨拶が唐突すぎる
本文：よろしくです
→改善案：引き続きよろしくお願い申し上げます
※ビジネスでは丁寧な締め言葉で信頼感を築きましょう。
これらのポイントを押さえておくだけでも、営業メールの印象は格段にアップします。テンプレートを使う前に、まずは避けたい書き方を知っておきましょう。
【シーン別】営業メールテンプレート集
営業メールは、活用シーンによって伝え方が異なります。「アポイント調整」、「商談後のフォロー」、「契約書の送付」など状況に合わせて適切な言い回しや構成を理解することで、相手に好印象を与えることができます。
ここでは、すぐに使える営業メールテンプレートをシーン別にご紹介します。テンプレートをそのまま使用するだけでなく、必要に応じて自社のスタイルを取り入れることで、より効果的なメールに仕上がります。
例文①アポイントの日程調整・確認（電話後に送るフォローメール）
件名：お打ち合わせ日時とオンライン会議のURLのご案内
本文：
株式会社○○
[お客様のお名前]様
お世話になっております。
【会社名】の【あなたの名前】でございます。
先ほどはお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
お打ち合わせのお日にちにつきまして、
改めて日時とオンライン会議のURLをお送りいたします。
■日時：[日時]
■オンライン会議のURL：[URL]
当日は、上記のURLよりご入室いただきますようお願いいたします。
ご不明点や事前に共有しておきたい事項がございましたらお気軽にご連絡ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。
～署名～
<ポイント>
1. 電話内容の簡潔な要約：電話で取り決めた内容を漏れなく記載することで、顧客との認識違いを防ぐことができます。
2. 詳細情報を明記：商談の日時、場所（オンラインの場合はURL）を具体的に書きましょう。
3. 確認を促すトーン：「ご不明点や事前に共有したい事項がございましたら…」など、顧客が問い合わせしやすい表現を心がけます。
例文②商談後の資料送付と今後の流れについて（社内で検討となった場合）
件名：【資料送付】お打ち合わせのお礼と今後のご検討に向けた資料のお送り
本文：
株式会社○○
[お客様のお名前]様
お世話になっております。
【会社名】の【あなたの名前】でございます。
先ほどはお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
お打ち合わせでご説明した資料をお送りさせていただきます。
<添付資料>
・[資料名1]
・[資料名2]
ご質問や追加で必要な情報がございましたら、お気軽にご連絡ください。
また、社内検討が進みました際には、ぜひご一報いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
～署名～
<ポイント>
1. 資料の添付内容を明記：添付資料を本文に記載して分かりやすくしましょう。
2. 即日対応：商談後24時間以内にメールを送ることで、印象を強く残せます。
例文③商談後の資料送付と今後の流れについて（受注となった場合）
件名：【資料送付】お打ち合わせのお礼と今後の流れにつきまして
本文：
株式会社○○
[お客様のお名前]様
お世話になっております。
【会社名】の【あなたの名前】でございます。
この度は、[案件名/サービス名]をご契約いただき、誠にありがとうございます。
お打ち合わせ時にご説明した内容をもとに、
今後のスケジュールや手続きをご案内いたします。
<添付資料>
・[資料名1]
・[資料名2]
また、今後のスケジュールや流れについて以下の通りご案内いたします。
<今後の流れ>
1.[ステップ1：契約書の締結または正式なご注文手続き]
2.[ステップ2：サービス開始日/納品日などの調整]
3.[ステップ3：初回打ち合わせのご案内]
ご不明点やご要望がございましたらお気軽にお知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
～署名～
<ポイント>
1. 感謝を伝える：初めに感謝の言葉を伝えることで、顧客の信頼関係を得やすくなります。
2. スケジュールを明確に提示：次のステップが顧客に伝わりやすいよう、具体的なスケジュールを記載します。
3. 迅速な対応：契約直後のフォローで顧客満足度を高めましょう。
例文④再アプローチ・リマインド
件名：【ご確認ください】○○の件につきまして
本文：
株式会社○○
[お客様のお名前]様
いつもお世話になっております。
【会社名】の【あなたの名前】でございます。
以前ご提案させていただきました[内容]につきまして、その後ご状況はいかがでしょうか。
再度ご検討いただけるタイミングがございましたら
お知らせいただけますと幸いです。
また、改めて資料等が必要でしたらいつでもご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
～署名～
<ポイント>
1. 押しつけがましくしない：顧客にプレッシャーを与えない表現を心がけましょう。
2. タイミングを考慮：リマインドは1~2週間程度の間隔を空けるのが理想的です。
3. 柔らかいトーン：丁寧かつ柔らかい文面で、顧客の状況を気遣う内容にしましょう。
例文⑤契約書・申込書送付
件名：【契約書送付】○○の件につきまして
本文：
株式会社○○
[お客様のお名前]様
いつもお世話になっております。
【会社名】の【あなたの名前】でございます。
表題の件につきまして、[契約書/申込書]をお送りいたしますので
ご確認の程よろしくお願いいたします。
ご署名・ご捺印の上、〇月〇日までにご返送いただけますと幸いです。
ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
～署名～
<ポイント>
1. 期限を提示：返送期日を明記してスムーズな進行を促しましょう。
2. 連絡先を再確認：顧客がすぐに連絡できるよう、署名部分に連絡先を明確に記載します。
さらに詳しいテンプレートはホワイトペーパーで公開中！
今回ご紹介したメールテンプレートのほかにも、以下のようなシーンに対応したホワイトペーパーをご用意しております。
・契約書締結後のフォローアップ
・クレーム対応
・お知らせ（業界情報の共有）
・夏季休暇のお知らせ
・年末年始休暇のお知らせ
具体的な内容や、メールの例文はこちらからダウンロード可能です。
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まとめ：営業メールを型化して業務の効率化と顧客との信頼関係を構築しよう！
営業活動におけるメールは、業務効率化と顧客との信頼構築を両立できる強力なツールです。テンプレートを活用することで、担当者ごとの対応品質を均一化し、効率よく顧客とコミュニケーションを取ることが可能になります。
さらに、迅速で丁寧なメールを送ることで、顧客の安心感や信頼感を高め、商談成功率を向上させることができます。
今回ご紹介したテンプレートやポイントを参考に、ぜひ自社の営業活動に活用して成果を最大化してください。効果的な営業を実現するお手伝いが必要であれば、ぜひ私たちにご相談いただければと思います。
IS factory magazine（アイエス ファクトリーマガジン）編集部です。2022年開設。
定期的にインサイドセールスや営業に関するノウハウ、セミナー情報を発信しています。