ビジネスマナー完全ガイド｜電話、メール、訪問対応の基本を一覧で解説

企業におけるビジネスマナーは、単なる礼儀ではなく、信頼構築・生産性向上・組織全体のパフォーマンス向上に直結するスキルです。近年は、オンライン化や多様な働き方の浸透により、求められるマナーの幅も広がっています。

本記事では、企業が実際に取り入れているビジネスマナーの取組みを、目的・具体的な進め方・評価方法までわかりやすく解説します。

こんな方におすすめ
✓　ビジネスマナーやテレワークマナーの基本を学びたい社会人
✓　上司や部下、取引先との関係性を強化しビジネスを成功させたい方
✓　効果的なビジネスマナーの研修事例を知りたい管理社員

ビジネスマナーとは

ビジネスマナーとは、職場や取引先で円滑なコミュニケーションを図るための礼儀作法です。具体的には、挨拶や言葉遣い、身だしなみ、時間厳守など相手に不快な印象を与えない言動を指します。
 
これらのマナーを守ることは、個人や組織への信頼を築く基盤であり、企業のパフォーマンス向上に寄与する重要な要素です。

ビジネスマナーはなぜ重要なのか？

デジタル技術の発展やグローバル化が進む現代では、ビジネスマナーの重要性が益々高まっています。その背景には、以下の理由があります。

信頼関係を構築できる

ビジネスは、異なるバックグランドを持つ人々や社会との協力で成り立っています。ビジネスマナーは相手への敬意や思いやりを示す行為であり、信頼関係を築くための手段です。

取引先との関係性を深めることができれば、長期的なパートナーシップの構築に繋がります。

社内連携を強化させる

職場では、上司や同僚、部下など多くの人と連携を取りながら業務を進めます。社内のチームワークを強化するには、共通のマナーを守り人間関係の摩擦や誤解を防ぐことが大切です。

これにより、情報伝達がスムーズになり作業効率が向上します。

ミスを抑制できる

組織において適切なマナーやコミュニケーションが習慣化すると、相手の立場を考えた言動が増えます。

報連相(報告・連絡・相談)の徹底は情報共有の正確性を高めるため、ミスやトラブルの発生を抑えることが可能です。

 

多様な働き方を実現できる

ビジネスマナーはお互いの考え方や気持ちの理解を促す共通のルールです。共に働く人を尊重する姿勢を持つことにより、正社員やパートタイム、テレワークなどの多様な働き方が実現できます。

ライフスタイルに適した職場環境は、離職率の軽減やモチベーションの維持にも有効です。

ビジネスマナーの種類一覧

まずは、社会人が押さえるべき4つのマナーを紹介します。

対人マナー(挨拶・表情・身だしなみ・言葉遣い)

ビジネスマナーの基礎となるのが「対人マナー」です。相手に与える印象を左右する要素が多く、第一印象の8割はここで決まると言われます。

▼主なポイント
挨拶：タイミング・声量・視線
表情：柔らかい表情
身だしなみ：清潔感
言葉遣い：尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い分け

▼新入社員がつまずきやすい点
・挨拶が小さい
・表情が硬く「無表情」に見える
・言葉遣いが場に適していない

対人マナーはスキルではなく”習慣”です。毎日の積み重ねで自然と身につけることができます。

コミュニケーションマナー(報連相・傾聴・姿勢)

仕事は、コミュニケーションで成り立っています。とくに、新入社員に求められるのが、報連相(報告・連絡・相談)の適切なタイミングです。

▼主なポイント
報連相：「結果・理由・次の行動」をセットで伝える
傾聴：相手の話しを遮らない、メモを取りながら聞く
姿勢：会議中は相手に体を向け、リアクションを適度に入れる

▼新入社員がつまずきやすい点
・報告が遅いことで、手戻りが発生
・会議中のスマホ操作
・話を聞いていないように見える姿勢(背もたれに深くよりかかる等)

コミュニケーションマナーを習得すると、職場での信頼が高まり、仕事が進めやすくなります。

ビジネス文書・メールマナー

デジタル化が進んでも、メールや文書は日常的に使用します。送付する場面や相手によって内容が異なるため、文章の型を身につけておくと、大きな武器になります。

▼主なポイント
メールの構成：件名→宛名→本文→署名の基本形
結論ファースト：用件を冒頭で伝える
誤字脱字のチェック：一度送信すると取り消せない

▼新入社員がつまずきやすい点
・件名が具体的ではない
・本文が長すぎて伝わらない
・CC、BCCの使い方を誤る

メールは、社内外で利用するフォーマルなコミュニケーションツールです。文章の作り方を覚え、短く・正確に・丁寧にまとめるスキルが求められます。

【営業職・顧客対応に使えるメールテンプレート集はこちら】

オンライン・テレワークマナー

テレワークやオンライン会議が普及し、「オンライン特有のマナー」が新たに必要となっています。

▼主なポイント
ミュート・カメラの基本ルール：話すときはミュート解除、表情が見える程度の明るさを確保
背景・服装：生活感の出ない背景、ビジネスカジュアル以上の服装
チャットの使い方：要点を箇条書きにする、返信を放置しない

▼新入社員がつまずきやすい点
・カメラOFFがデフォルトになり印象が弱くなる
・反応が遅く読んでもらえたのか分からない
・自宅Wi-Fiが不安定で会議が途中で途切れる

オンラインマナーは、対面以上に”誠意を見えるようにする”必要があります。「聞いています」「理解しています」をリアクションで示すことが重要です。

ビジネスマナー基本の5原則(早見表つき)

ビジネスマナーには、5原則と言われる基本の作法があります。この原則を習得するだけで、職場での信頼度・安心感・コミュニケーションの質が向上します。以下では、すぐに使える早見表つきで解説します。

挨拶｜第一印象を決める基礎マナー

挨拶は、基本的なマナーですがもっとも大きな効果を生みます。明るいトーンで積極的に挨拶をすると、良い印象を与えることができます。

社内では、出勤・退勤・会議など活用シーンに応じたフレーズを使い分けることが重要です。

ポイント
・声量は普段の1.2倍を意識
・相手の目を見る(ガン見はNG)
・タイミングは相手より先に

ビジネスシーン別の挨拶
出勤：「おはようございます」「よろしくお願いいたします」
勤務中：「お疲れ様です」「お忙しい所、失礼いたします」
退勤：「お疲れ様でした」「お先に失礼いたします」
退室・退出：「失礼いたします」「本日はありがとうござ

表情｜オンライン時代の最大の強み

表情は、言葉以上に相手の印象を左右するコミュニケーション手段です。親しみやすい表情は、信頼や安心感に繫がり円満な人間関係を築きます。

良い表情のポイント
・口角を少し上げる
・相手に安心感を与える柔らかい表情
・オンラインでは照明を調整して表情を見せる

NG例
・無表情で怖く見える
・不機嫌そうと思われる
・オンラインで暗すぎて表情が見えない

身だしなみ｜清潔感が最大の評価ポイント

ビジネスの場で求められる身だしなみは、”オシャレ”ではなく清潔感です。職場では、TPOに合わせた装いを意識することで、礼儀正しさを表現できます。

具体的なチェック項目
・服のシワや汚れ、袖のほつれはないか
・髪は整っているか
・靴は磨かれているか
・爪は短く清潔か
・香りは強すぎないか

参考記事：押さえておきたい！オンライン商談時のマナー【服装・メイクのポイント】

態度｜聞く姿勢が信頼を生む

態度は、相手を尊重する姿勢です。雑な所作や感情的な振る舞いは、不信感を与えます。自身がどのような立場や役職であっても、謙虚な姿勢を忘れずに接することが重要です。

聞き方のポイント
・背筋を伸ばし、相手の方を向く
・適度にうなずく(やりすぎ注意)
・メモを取りながら話しを聞く
・表情は柔らかく、真剣さを見せる

NG例
・あくびをする
・話を無視する
・腕組み、足組み、寄りかかり
・自分の意見を押し通す

言葉遣い｜尊敬語・謙譲語・丁寧語の基本一覧

社会人になると、言葉遣いは人柄として評価されます。以下の表は、ビジネスの場でよく使われる例を整理しています。

【言葉遣いの一覧】

種類	用途	良い例	悪い例
尊敬語	相手の行動や状態を敬い、目上の人を立てる	いらっしゃる/ご覧になる/おっしゃる	見られる/おっしゃられる(二重敬語)
謙譲語	自身の行動や状態をへりくだって話す	伺う/拝見する/申し上げる	行く/させてもらう
丁寧語	相手との距離感を保ち、丁寧に表現する	です/ます/ございます	ご確認になります

ビジネスマナー5原則【早見表】

原則	良い例	NG例
挨拶	明るい声で先に挨拶、適度なお辞儀	声が小さい、目を合わせない、挨拶を省略
表情	口角が上がる柔らかい笑顔、安心感のある表情	無表情、険しい顔、反応がない
身だしなみ	清潔感のある髪・服装・靴、控えめな香り	シワ・汚れ、寝ぐせ、靴が汚い、香りが強い
態度	適度なうなずき、メモをとる、相手に向けた姿勢で聞く	スマホ操作、腕組み、だらしない姿勢
言葉遣い	尊敬語・謙譲語・丁寧語を使い分ける	「～になります」乱用、誤用、砕けた表現

電話対応・メール・訪問・名刺交換｜シーン別のビジネスマナー一覧

職場や取引先でのマナーは、周囲と連携し効率的に業務を進める上で守るべき共通のルールです。ここでは、活用する機会が多いマナーをシーン別にまとめています。

名刺交換

初対面での挨拶や取引先へ訪問する際は、名刺交換を行うのが一般的です。名刺は、折れたり汚れたりするのを防ぐために名刺入れで保管します。

十分な枚数を用意し、すぐに取り出せる状態に整えておきましょう。

名刺交換の手順(訪問者)
① 名刺を名刺入れから出す
② 机を挟まず立った状態で相手と向き合う
③ 相手が読みやすい向きに揃え両手で持つ
④ 訪問者側から先に相手の手元より低い位置で名刺を差し出す
⑤ 社名・部署名・名前を告げながら渡す
⑥ 相手が受け取ったら「よろしくお願いいたします」とお辞儀をする

名刺交換の手順(受け取り方)
① 名刺を差し出されたら「頂戴いたします」と一言添えて両手で受け取る
② 相手の名前を復唱し「ありがとうございます」とお礼を告げる
③ 受け取った名刺は手に持ったまま席に着く
④ 机に名刺入れを置きその上に相手の名刺を置く

電話対応

電話対応では、声のトーンや言葉遣いなど丁寧な対応が求められます。企業の代表であることを自覚し、ハキハキとした話し方を意識しましょう。

受けるとき(3コール以内)
・会社名→名前→挨拶で名乗る
・相手の会社名、氏名、用件を復唱する
・伝言は日時/相手/用件/折り返し希望を必ずメモにとる

例文
・「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社△△でございます。」
・「□□の件ですね。承りました。」

取り次ぐとき
・用件、緊急度を確認する
・担当者に「誰から/何の用件/折り返しの可否」を簡潔に伝える
・不在時は「戻り時間＋折り返し可否」を案内する

かけるとき
・要点を30秒以内で説明できるように整理する
・時間帯に配慮する(お昼休憩・出勤直後は避ける)
・用件→本題→依頼の順で伝える

例文
・「□□の件でご連絡させていただきました。」
・「〇〇様はいらっしゃいますか？」
・「お時間いただきありがとうございました。」

【営業電話のトークの流れをまとめたスクリプトはこちら】

ビジネスメール

メールは送信前に内容を見直し、誤字脱字や送付先に誤りがないかを確認します。原則として24時間以内に返信をするのがマナーです。

長文は避け、1文は60～80文字程度に抑えて読みやすい文章を心がけます。

件名テンプレ
・〇〇のご案内
・【ご確認依頼】資料送付の件
・【日程調整】お打ち合わせのご相談

冒頭の一文
・お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

締めの一文
・引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
・ご確認の程、よろしくお願いいたします。

ビジネスメールのチェックリスト
✓　件名は簡潔であるか
✓　相手の名前や敬称は正しいか
✓　結論が冒頭にあるか
✓　誤字脱字や送付先に誤りはないか
✓　言葉遣いは適切であるか

関連記事：ビジネスメールに必要な「5項目」の基礎スキルをお届け！-便利機能付き-

関連記事：【コピペOK！】営業効率アップ！シーン別メールテンプレートまとめ

訪問

クライアントや営業先の訪問は、事前準備がスムーズな対応の鍵となります。相手の名前、役職、住所などの必要な情報は、前もって把握しておきましょう。

また、突然の訪問は失礼にあたるためアポイントを取ってから訪ねるのが礼儀です。

訪問時のポイント
・名刺、プレゼン資料、契約書類など忘れ物に注意する
・携帯電話は音が鳴らない設定にする
・約束の時間の5～10分前に現地に到着する
・ドアの開閉は静かに行う

社内オペレーション

社内オペレーションは、周囲と連携をとり、仕事を効率的に進めるうえで欠かせないマナーです。上司や同僚と良好な関係性を築くためにも、以下のルールを意識して行動しましょう。

報連相(報告・連絡・相談)

上司や部下に対して、仕事の進捗や課題点を正確に伝えます。これには、物事の背景や結果、今後の見通しなども含まれており、相手に伝わりやすい話し方が求められます。

トラブルが発生した際は、早めに相談し独断で判断しないことが重要です。

伝え方のポイント
報告：5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように)を意識し簡潔にまとめる
連絡：正確な情報を伝え、優先度や期限を明確にする
相談：必要な事前情報を整理し、自身の考えや案を添えて相談する

時間厳守

商談や会議などの約束事がある場合は、準備時間を考慮し余裕を持った行動を心がけます。

日程を決める時は、前後の業務や交通状況を想定した時間設定を行うことも大切です。万が一、遅れる場合は必ず事前に連絡を入れます。

時間厳守を徹底するためのポイント
・カレンダーアプリのアラーム機能を活用する
・遅刻は前もって関係者に連絡し、理由と到着予定時刻を伝える
・会議資料や持ち物などの事前準備は早めに済ませておく

テレワーク特有のビジネスマナー

テレワークは相手の顔が見えない分、オンライン上のマナーが信頼関係の構築に影響します。そのため、対面以上に勤怠管理や密な報連相、時間厳守などの社内規則を守ることが重要です。

メールやチャットの返信は迅速に行い、相手を不安にさせない対応を徹底します。

オンライン会議のマナー

カメラ：基本は「オン」に設定する。表情が見える位置で逆光を避ける。
マイク：発言しないときは「ミュート」にする。環境音が入らないか事前にチェックしておく。
背景：生活感が出ないよう白い背景やぼかし機能、壁紙を活用する。

参考記事：オンライン商談を成功させるための秘訣。気になるメリットやコツを詳しく紹介

チャットコミュニケーションツールのルール

報告：要点は結論→理由→依頼の順に簡潔にまとめる
連絡：既読スルーは避け、「見ました/対応中」などステータスを明示する
相談：論点を箇条書きで整理し、会議前に共有しておく

ビジネスマナー研修のやり方｜4つの研修テンプレ

テレワークの普及により、オンラインで実施できる「短時間・双方向」の研修形式が求められています。以下に、企業が導入しやすい4つの研修を目的、準備物、進行、評価方法のテンプレに沿って整理しました。

ロールプレイング

目的
・電話応対、訪問時の挨拶、言葉遣いの定着
・実践形式で課題を可視化

準備物
・ロールプレイングの台本(対応シーンの流れを記載したフォーマット)
・評価シート(声のトーン・スピード・要点整理など)

進行
1.役割分担(新人×先輩)
2.台本に沿って実演
3.先輩社員が良い点と改善点をその場でフィードバック

評価方法
・声の明るさ、結論の伝え方、確認事項の有無
・1回目→2回目以降の改善度をチェック

◆研修事例
電話対応のスキルを身につけるために、営業電話の交渉シーンを想定したロールプレイングを実施。新入社員と先輩社員でペアを組み、「声のトーン」や「対話のテンポ」などの評価基準を設定し実演した。これにより、課題の把握や改善に繋がっただけではなく、社員同士の交流を深めることができた。

【営業電話のロールプレイングの評価シートはこちら】

クイズ形式の理解度テスト

目的
・マナー基礎知識の習得度を確認
・インプット内容の定着

準備物
・PowerPointやWordなどで作成したテスト問題、回答
・オンライン上で共有する概要資料(Web会議ツールを使用する場合)

進行
1.研修内容から10～20問のテストを実施
2.その場で集計
3.間違いが多い箇所を講師が補足説明

評価方法
・正答率
・再テスト時の改善度
・説明できるかの口頭チェック

◆研修事例
研修内容のインプットを目的に、パワーポイントやエクセルで学んだ知識を集約した理解度テストを作成。Web会議ツールを活用し、テストの実施と回答のフィードバックを行った。問題用紙を画面に反映させながら、リアルタイムで疑問点や不明点を共有することでスキルの習得に役立った。

【営業職の業界知識が身につく！理解度テストのダウンロードはこちら】

日報制度(オンライン版)

目的
・自己管理の習慣化
・進捗の把握

準備物
・日報のテンプレート(業務内容・成果・課題・対策)

進行
1.勤務終了前に日報を入力
2.上司が翌朝コメントまたは会議で共有
3.週に1回まとめて振り返り

評価方法
・成果の集計
・課題、改善策の質
・翌週の行動変化

◆研修事例
進捗状況の把握と振り返りの習慣化に向けて、日報制度を導入。業務内容や実績、課題・対策などの入力項目を設けて終業前に各自で記載し提出した。その結果、個々の取り組みが可視化され、フォロー体制を強化することができた。

夕礼(オンライン交流)

目的
・テレワークで不足しがちな”雑談・相談”の補完
・新入社員同士の関係づくり

準備物
・10～30分程度の対話時間
・話題リスト(成功体験、疑問点、共有事項)

進行
1.1日の業務を簡潔に共有
2.不明点や困りごとを話す
3.次回アクションを確認して終了

◆研修事例
テレワーク環境下において、懸念されるコミュニケーション不足の解消を目的に新入社員同士が交流できる夕礼を開催。研修期間中は毎日30分間、業務内容の確認やざっくばらんに対話ができる環境を設定した。夕礼で取り組みを共有し合うことにより、課題解決やチームビルディングの形成に繫がった。

まとめ

ビジネスマナーは、職場や取引先との関係性を築くための基礎スキルです。基本的なマナーを守ることは、相手からの「信頼」を獲得する手段であり、ビジネスを成功に導く秘訣と言えます。
 
実践的な研修方法でビジネスマナーを習得し、企業の生産性向上や自己成長に繋げていきましょう。
 
またビジネスマナーの応用として、交渉の場で信頼感を与えるトーク術を集約した「商談チェックシート」を無料で配布しています。研修や商談前の事前準備にご活用ください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。