皆さん、こんにちは。
IS factory magazine編集部です。
近年、新型コロナウイルスの影響や、働き方改革によるテレワークの普及など、様々な理由でオンライン商談が注目されています。
そこで今回はオンライン商談を円滑に進めるコツをご紹介したいと思います。
オンライン商談とは
オンライン商談とは、ICTツール（コミュニケーションツール）を活用してネット上で行う非対面型の商談のことです。ZOOMなどのWeb会議ツールを活用し、商談資料を画面で共有しながら進めていきます。
Web上で実施されるため、PCや携帯、ネット環境があれば場所や移動時間を気にせず遠方にいる方とも商談をすることが可能です。
オンライン商談のメリット
今まで対面で行ってきた商談をオンライン化するメリットとは？
詳しく3つのポイントに分けてご紹介したいと思います。
メリット①移動時間の減少
メリット②コストの削減
メリット③人材育成への活用
メリット①移動時間の減少
商談相手が遠方だった場合、それに伴い移動時間も長くなってしまいます。ですが、オンライン商談はネット環境があればどこにいても顧客との商談が可能です。リモートワーク中の自宅から、急に商談が入った場合などでも柔軟に対応する事が可能になる点が最大のメリットと言えます。
移動時間を減らす事で、1日に行う商談件数を増やしたり、天候や交通状況、コロナ過などにも左右されないため、円滑に商談を行うことができます。
メリット②コストの削減
オンライン商談では、画面上で資料を共有することもできるため、紙での資料が不要に。また、移動するためにかかっていた交通費などの経費も削減することができます。
メリット③人材育成への活用
ツールの録画機能を使えば、オンライン商談の内容を録画することが可能です。
通常の訪問営業では同席できる人数に限りがあり、録画することも難しいかと思われます。ですが、オンライン商談では顧客側に録画の了承を得て、商談の内容を録画することで、担当が変わった時の引継ぎや、新人の研修など効率よく教育ができるのです。
さらに、顧客側とトラブル等があった際、録画していた商談を提示することでトラブル対策の強化にも繋がります。
オンライン商談のデメリット
オンライン商談には、メリットだけではなくデメリットも存在します。滞りなく商談を実施するために、理解しておきたいデメリットは3つです。
デメリット①通信回線の不具合
デメリット②商談環境の確保
デメリット③信頼関係が構築しにくい
デメリット①通信回線の不具合
インターネット回線を利用して商談を行うので、通信状態が悪いと画面が停止してしまったり、音声が聞こえないといった接続上のトラブルが予測されます。利用している、または利用を考えているネット環境が、Webツールに対応しているか導入前に必ず確認しておきましょう。
デメリット②商談環境の確保
商談を実施するためには、パソコンなどの通信機器や机や椅子を並べるスペースを確保しなくてはいけません。当然ですが、設備が整っていなければ商談は難しいです。ヘッドフォンやイヤフォンで対話をするので、周囲の雑音が入らない場所を選びましょう。
デメリット③信頼関係が構築しにくい
非対面での対話は双方の感情が伝わりずらく、距離感を感じやすいため、信頼関係を構築するのに時間がかかります。音声のボリュームや、画面の明るさによって相手の印象が悪くなってしまうことも。
特に初対面での商談は、緊張してしまい、打ち解けるのが難しいと感じる方も多いです。サービス説明の前にアイスブレイクを行うなど、緊張感を解す対話を心掛けましょう。
オンライン商談のコツ、気を付けるポイント
オンライン商談のメリットデメリットを踏まえて、円滑に商談を進めるコツをご紹介していきます。
・インターネット環境を整える
・リアクションは大きく
・声やトーンを意識する
・インターネット環境を整える
デメリット①で挙げたように、オンライン商談ではネット環境が必須です。
順調に進んでいた商談の最中に接続が切れて印象が悪くなってしまう可能性を防ぐために、安定した通信速度のWi-Fi、有線LANなどで通信環境を整えておくことがオンライン商談をスムーズに行う上で重要なポイントになります。
商談前は10分前に会議ツールに入室し、接続に問題がないかを事前に確かめておくと安心です。実際に不具合が起こってしまった時は、電話で商談ができるようにするなど別の商談方法を準備しておきましょう。
・リアクションは大きく
画面上では相手の顔しか見えていない状態で商談するので、対面の商談に比べるとどうしてもリアクションや相手の温度感を読みにくい場面があります。
その場合はささいな相槌でも少しオーバーリアクションにする、とにかく声に出して伝えることが大切です。
オンライン商談は一方的に話してしまいがちです。
質問、確認は適度に入れて商談相手(顧客)としっかりコミュニケーションを取っていきましょう。
＜信頼関係を構築する心理テクニックはこちら＞
・声やトーンを意識する
画面越しでは相手の顔と声が大きく印象を左右します。
オンライン商談の際は明るい部屋で、表情がしっかり映るように、聞き取りやすい声のトーンや間を意識してみましょう。
冒頭の挨拶で、音声が問題なく聞こえているか、商談相手の通信環境を確認してから始めるのも確実な方法です。
オンライン商談におすすめのWeb会議ツール
ではここで、これからオンライン商談を始める方におすすめの無料で利用できるWeb会議ツールをお伝えしていきます。
・Zoomミーティング
・Google Meet
・Skype
Zoomミーティング
コロナ禍で話題となったビデオ会議ツール。画面共有が可能で、1対1や複数でもミーティングを行うことができます。チャット機能やバーチャル背景などの機能も搭載。1対1通話は無料で利用できるので、初心者にも始めやすい会議ツールです。
Google Meet
Googleアカウントを利用されている方であれば、無料で活用できるWeb会議ツールです。開催者が会議用のリンクを発行し、参加者に共有して入室してもらうだけで参加ができます。有料プランでは、時間制限の拡張や録画機能なども使うことが可能です。
Skype
Skypeのアカウントを所有している方は、複数人で通話ができる無料のビデオ会議ツール。テキストメッセージ、画面共有機能が搭載。時間制限なく利用する場合は、有料プランがお勧めです。
おわりに
今回は、オンライン商談についてお話させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。
最後に今回の内容をまとめておりますので、参考にしていただけると嬉しいです。
今後も増えていくと予想されるオンライン商談に備えて円滑に進められるよう、しっかりと対策をして、うまく活用していきましょう！
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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