皆さん、こんにちは。
IS factory magazine編集部です。
働き方の多様化が進み、1on1を導入する企業が当たり前になってきたなか「他社の1on1って実際どうやって進めてるの？」と疑問を感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで、弊社インサイドセールスチームでは一体どんな1on1を行っているのか、メリットや導入の背景も含めてご紹介していきたいと思います。
弊社の取り組みや1on1のメリットを知って、自社で導入する際のヒントになれたら嬉しいです。
ーこんな方に読んでほしいー
✓営業管理職の方
✓1on1の進め方にお悩みの方
✓部下との1on1に課題をお持ちの方
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1on1とは
1on1は、上司（マネージャー・管理者）と部下が定期的に1対1で行うミーティングです。
成果を軸とした個人面談とは異なり、部下が抱えている悩みや仕事のビジョンを理解して成長を促すことに焦点をあてたマネジメント手法をいいます。
1on1はベンチャー企業の聖地でもある米国のシリコンバレーが発祥といわれており、マネジメント手法のひとつとして世界各国で注目を集めるように。
また、日本ではヤフー株式会社が導入したことで注目が集まり、多くの企業で取り入れられています。最近ではコロナ禍によりテレワークが普及し、働き方の多様化が進んできたことで人材育成が必要不可欠となってきました。
このような背景から、1on1を導入する企業が増えてきたと言えます。
1on1のメリット
社内コミュニケーションの活性化
成果を目的としている個人面談とは違い、1on1はカジュアルな場であるため普段話せないような悩みを打ち明けられるだけでなく、上司と部下との信頼関係の構築にも繋げることができます。
部下のモチベーション・生産性の向上
上記のメリットで挙げたように、悩みの解消や課題解決を行うことで部下のストレスが軽減され、生産性の向上に繋がります。生産性が上がることで業務がスムーズに進み、スキルを最大限発揮しやすくなるのです。
そして、成果が出るようになるとメンバーのモチベーションも高まり、離職防止にも繋がります。
個人の課題に合わせて最適解を導き出せる
全体会議やチームミーティングとは異なり、1on1は上司と部下との1対1で行われるため、個人が抱える課題に対して最適解を導くことができます。
ただここで注意すべきポイントが、「伝え方」です。
部下からの課題に対して一方的に解決策を話してしまうのは、部下の成長に繋がらず、「指示待ち」になってしまいます。そうならないためにも、悩みを聞いたうえで部下自らが解決策を考え、答えを探し出せるよう、コーチングを意識して話すように心がけましょう。
<コーチングについて詳しく知りたい方はこちら>
部下の意欲を引き出す1on1実施の手順
1on1を通して部下の成長を促すには、どのような手順で対話を進めていくのが良いのでしょうか。実施するプロセスは、5つあります。
①1on1の目的を伝える
まずは、1on1を実施する目的を共有します。例えば「成長をサポートする」、「円滑に業務を遂行できるようにお互いの理解を深める」など具体的な目的を伝えます。
部下が話しやすい環境をつくるためには、事前にアジェンダを作成し、対話の流れを伝えておくことも大切です。また、必要な業務データや議事録用のシートなどを用意すると参加者が情報を共有しやすくなるでしょう。
②冒頭はカジュアルな対話で進める
緊張感のある場面では、部下が気持ちを伝えられなくなってしまいます。ミーティングの冒頭は、カジュアルな対話や近況報告などのアイスブレイクを行い、リラックスした雰囲気で進めましょう。
1on1は部下のための時間です。上司が一方的に話すのではなく、部下の話を聞くことを意識します。
③設定した本題に入る
次に振り返りや業務の進め方など事前に決めたアジェンダに沿って、ディスカッションを進めます。部下の意見や感想に耳を傾け、発言の真意を掘り下げていきましょう。
ここでは、ヒアリングをしながら部下の悩みや課題などの現状を明確にすることがポイントです。対話中は、議事録をとって考えを可視化すると話がまとまりやすくなります。
④アクションプランを作成する
課題が明確になったところで、解決に向けた具体的なアクションプランを作成します。課題に対しての行動方針は、部下のフィードバックや提案をもとに、現実的な対策を打ち出しましょう。
対策を行動に移すためには「誰に」、「何を」、「いつまでに」実行するか細かく定める必要があります。目標や期日を決めると、行動方針が具体化され、進捗が把握しやすくなります。
⑤決定事項の共有と進捗確認を行う
1on1の終了後は、文書化した決定事項を共有します。朝礼や昼礼などで進捗状況を確認し、必要に応じてフォローや目標の調整を行いましょう。次回の1on1では、前回のアクションプランの振り返りを行うと、部下の成長や新たな課題の発見に繋がります。
インサイドセールスチームで取り組んでいる1on1
ではここで、弊社インサイドセールスチームでどういった1on1が実施されているのか、ISチームの渡部さんに聞いてみたので、順を追ってご紹介していきたいと思います！
1on1を行う頻度はどれくらいですか？
渡部：週に一度で、毎週金曜日に30分程度行っています。
―定期的に開催されているんですね。最初にアイスブレイクなどの軽い雑談から始まっているのでしょうか？
渡部：そうですね。雑談を交えて話すことが多いです。最初に雑談をすることもあれば、終わりのほうで話したりもしますね。個人面談よりか1on1のほうがだいぶフラットに話しています。
―1on1の際は何かツール等を使用しているんですか？
渡部：はい。個人シートをもとに進めています。もともとは③がなかったんですけど、まずは具体的なアクションプラン（②）を入力してメンバー自身で○△×の評価を付けて、その評価に基づいて話を進めていました。
そして、月末の最終的な評価として今月の目標を振り返り（①）、コメントを入れてもらって（④）、管理者が総評する（⑤）という一連の流れで行っていたんです。
でも、コメントを入力するよりもデータで見れた方が課題が明確になると思ったので、新しくアポイント数や契約数が見れるよう（③）に追加しました。このデータはメンバーの日報から引っ張ってきているので、自動でアポイント数や契約数が反映される仕組みになっています。（③のデータは実数値ではなく例として入力しています）
評価も目標に対して○×で判定されるようになっているので、この項目を追加してからはより具体的なデータをもとに振り返えりができるようになりました。
―これすごく便利ですね！一目見て数値が分かるように可視化されているのも素晴らしいです。
1on1で気を付けているポイントを教えてください
渡部：なるべく課題に対して行動に落とし込めるよう、具体的な話をするように心がけています。
例えばリストの使い方で言うと、業界やステータスで絞って、その中のリストから当日架電するように伝えていたり。
メンバーにもよるんですけど、具体的なアクションプランを一つに絞らず何個も立ててしまうと混乱してしまうこともあるんですね。なので、課題に対してやることは一つに絞るよう意識しています。
―個人の課題に合わせて対策を考えているんですね。逆に、個人の課題が明確でないパターンもあったりするんですか？
渡部：ありますね。課題が明確になっていない時こそ対策を一つに絞ってやってもらっています。
そうすることでひとつひとつ消費して課題がクリアになっていくと思うので。
―なるほど。1on1では定性的な話と定量的な話だと、どちらが多いですか？
渡部：なるべくデータは使おうと思っていて、「何でこれをいま〇件やらなきゃいけないんだっけ？」と疑問がついて回るのが一番良くないと思うんです。
例えば、「数件かけて」という指示があったら人によってその“数件”って違うじゃないですか。10件と考える人もいれば50件とか、100件って考える方もいると思うし‥・。そこはちゃんとした「根拠」を持って働きたいなと思っているので。
なので、数件かけてくださいという曖昧な指示ではなく、「100件かけましょう」と具体的な数字を出してあげて、これまでの統計から出たアポ率をもとに”なぜ100件かけるかの理由”をきちんと説明しています。
―指示に対して具体的な理由が分かるとメンバーも動きやすいですもんね。
メンバーの課題を引き出すために意識していることはありますか？
渡部：これって結構難しい問題なんですよね。課題が出てこない場合は、「課題を見つけられるための行動」をしてもらわないといけないなって思います。私が課題を見つけられるくらいの動きはしてもらいたいので、「担当者に接続したら必ず教えて」と伝えることはありますね。
架電している音源を全件追うことは難しいので、せめて担当者と会話している音源を聞いてそこから課題を見つけたいので、それまでの行動はしてもらうようお願いしています。
少し前の話に戻ってしまうんですけど、リストも業種やステータスが分かれている状態で架電してしまうと、課題もバラバラでターゲットに合わせた提案ができなくなってしまうんです。なので、まずはリストを揃えて課題を見つけやすい環境に整えるところからお伝えしています。
―確かにそれをしてもらえれば、自然と課題が出てきますもんね。
渡部：そうなんですよ。なので課題が出てこなかった時は、課題を引き出す以前のところまで戻らないといけないですね。
1on1を実施してからご自身やメンバーに変化はありましたか？
渡部：会社に出社して隣に居たら話すようなことも、リモートだと話せないので関係性を作るには時間がかかると思っていて‥。ただ、1on1はzoom越しでも向き合って話すことができるので比較的に関係性は作りやすいかなって感じですね。
―チームミーティングよりも1on1のほうが個人で悩んでることを話したりしてくれますか？
渡部：話してくれます！そこは全然違いますね。ある種そこが今の課題でもあるんですけど、1on1だとみんな話してくれます。
―やっぱりそう考えると、1on1の時間って必要ですよね。
渡部：必要ですね。あと、1on1をしたことで私だけでなくメンバー自身も業務に対して質問しやすくなったなって感じます。普段あまり話さない人に仕事のことを聞くのは勇気がいると思うんですけど、1on1をやって、くだけた会話をするようになってからは相談しやすくなったんじゃないかな。
相談しにくい環境って一番業務が滞るじゃないですか。なので、そこは双方にとってスムーズになってるのかなって思いますね。
―些細なことでも相談しやすくなりますもんね。週一くらいで定期的にやるのがちょうどいいですか？
渡部：週一がベストじゃないですかね。
―その期間に言いたいことも考えられるからいいですよね。
渡部：そうですね。あとは先週言ったことに対してそれがしっかりできているかを振り返るためにも、一週間程度スパンをあけて実施するのが一番だなと思います。
―確かに振り返りをするにはぴったりな期間かもしれないですね。
渡部さん、貴重なお時間をありがとうございました！
おわりに
今回は、1on1についてメリットや取り組みをお伝えしました。
企業によっては管理シートを作らず、議題なしで参加される方もいるかもしれませんが、インサイドセールスチームではシートに基づき課題解決に向けたロジックツリーを掲げています。
リモートワークだからこそ見えにくい「個人の課題」や、「悩み」も1on1を通して見つけれらるのではないでしょうか。
ぜひこの記事を参考にして、日々の活動に生かしていただけたら嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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