皆さん、こんにちは。
IS factory magazine編集部です。
企業では、方針や戦略など話し合いの場としてミーティングが行われています。その一つに「キックオフ」と呼ばれるプロジェクト進行に関わる重要なミーティングがあるのをご存じでしょうか？
プロジェクトを達成に導くためには、キックオフで生み出される共通認識が必要不可欠です。
そこで今回は成果に導くキックオフミーティングの解説と、インサイドセールスチームの事例をレポートしていきたいと思います。
― こんな方におすすめ ―
✓ キックオフミーティングの意味や効能を知りたい方
✓ キックオフミーティングの進行に悩んでいる方
✓ 組織の士気を高めたい方
キックオフミーティングの意味と目的
キックオフミーティング（英：kickoff meeting）は、新しいプロジェクトを始める時に行われる情報共有の場のことです。
スポーツの試合開始時に用いられるキックオフと、ビジネス用語のミーティングを掛け合わせてキックオフミーティングと呼ばれるようになりました。
キックオフを実施する目的は、4つあります。
①プロジェクトの概要把握
新規案件の目的、スケジュール、メンバー体制を共有する。
②メンバーの顔合わせ
メンバーと顔を合わせて、情報共有することで一体感をつくる。
③共通認識の統一
目標を提示し、プロジェクトの方向性をメンバーに伝える。
④振り返りと行動指針
前月から継続している案件の振り返り。次月の行動指針の発表。
キックオフミーティングのメリット
プロジェクトの方向性を全員が理解することで、自身の役割が明確になり、行動に移しやすくなります。
例えば、新規案件の獲得に注力し、プロジェクトを進めるとした場合。新規案件に特化したトークスクリプトの作成、架電件数の担保、担当者接続率の強化など、獲得するためにやるべきことが具体的に見えてきます。
では、キックオフがなかった場合はどうでしょうか。
注力するものが定まらず、ただ毎日架電をするという作業になっていきます。次第には「何のためにこの業務をしてるんだろう」とモチベーションが低下し、業務の質も悪くなってしまうでしょう。
円滑に仕事を進める上で、キックオフミーティングで共有される方向性は、なくてはならないものと言えます。
①目的の明確化
行動方針が具体的になり、実践しやすくなる。
②モチベーションの向上
目標達成に向けて、業務意欲が生まれる。
キックオフミーティングの種類
キックオフミーティングの開催方法は3つあります。
①対面会議
②Web会議
③テキストチャットツール会議
①対面会議
社内の会議室や貸オフィスなど、参加者が同じ場所に集結し、実施される対面のミーティングです。
顔を合わせて話し合いを行うため、一体感を感じやすいというメリットがあります。会議場所を確保できるオフィスワークに適した方法と言えるでしょう。
②Web会議
ZOOM、Google Meetなどの、Web会議ツールを使用してオンラインで行われるミーティング。
画面共有の機能がついているので、資料の印刷や、会議室を確保する手間をかけずに進めることができます。就業場所を問わずに開催が可能なので、テレワークを導入している企業にお勧めです。
③テキストチャットツール会議
SlackやChatworkなど、チャットツールを使用したテキストベースで対話をするミーティングです。
トーク履歴が残るため、終了後に添付された資料や会議の内容を見返すことができます。また会話を遮ってしまうことがないので、参加者が多い場合に有効と言えるでしょう。
キックオフミーティングの進め方
ではここで、キックオフミーティングの進め方をご紹介していきたいと思います。
①事前準備
資料作成、進行担当者がアジェンダの周知を行う
②各チームの発表
先月の振り返り、来月の方針を発表する
③上長の方針共有
総評、来月の体制、事業の方向性を伝える
①事前準備
まず、キックオフミーティングの進行担当者を決めましょう。担当者は、上長やディレクターなどの管理者が担うことが多いです。
担当者が決定したら、事前にアジェンダ（進行スケジュール）を参加メンバーへ周知しておきます。複数の部署が参加する際は、発表する順番も記載すると、スムーズに進行することが可能です。
発表に使用するキックオフ資料も、担当者に制作を依頼しておきましょう。
②各チームの発表
当日は進行スケジュールに沿って、各チームが制作した資料を共有しながら発表していきます。初めて参加するメンバーがいる時は、キックオフミーティングを実施する目的を伝えてから始めていきましょう。
またキックオフ資料には、集計データーなどの図表を使用して説明すると内容が可視化され、理解しやすくなります。専門的な用語には、補足や別の言葉に置き換えて説明するのも良いでしょう。
③上長の方針共有
各チームの発表が終わったら、上長が総評と来月の方針を共有します。方向性を周知する際は、目的・体制・スケジュールなど、進行内容を具体的に提示していくことが大切です。
方針をまとめた資料があれば、キックオフ後にメンバーへ送付しておくと、いつでもメンバーが戦略を確認できるようになります。
キックオフミーティングの事例
インサイドセールスチームで8月に行われたキックオフミーティングの事例を、お伝えしていきたいと思います。
【9月度キックオフ アジェンダ】
8月度の着地
全体の商況・各比率報告
トップセールスが成果を上げる理由
メンバーへメッセージ
■8月度の振り返り
業務システムのデータをもとに、一人当たりのアプローチ数やアポイント数、見込み客の割合などの商況報告がありました。
私たちインサイドセールスチームでは、データに基づく結果から市場を分析し、打ち手を考えています。（※社外秘のため一部のみ公開）
ちなみに、8月度の目標は無事達成することができました！チーム目標だけでなく、個人目標も全員クリア。月間ハイ達成まではあと少しだったので、引き続きチーム全員で目標達成できるよう頑張っていきます！！
■トップセールスが成果を上げる理由
月次報告終了後は、「トップセールスがなぜ成果を上げられるのか」について、ディレクターの田口からお話がありました。
※実際に使った資料を引用しています。
ここではトップセールスと育成セールスの比較をし、今後どういった戦略を行うべきか話していただきました。
今まで「なんでこの人はこんなにアポイントが取れるんだろう・・？」と疑問に感じたメンバーも、今回のキックオフでトップセールスとの違いが分かり、営業に対する理解がより深まったのではないかと思います。
■9月度New Face！
9月度より、新メンバーの加入が決定。
インサイドセールス 2名
Academy 1名
インサイドセールス チームリーダー職1名
の計4名のメンバーに加わっていただくことに。メンバーも増えてより一層気合が入りますね！今後のメンバーの活躍にも期待大です。
■メンバーへメッセージ
最後に、田口よりメンバーへメッセージをいただき、9月度のキックオフは幕を閉じました。
【メッセージ】
当インサイドセールスでは、月間1,000件以上を数える顧客対応の音声データを蓄積し、その音声データから、「真に顧客が買わない理由」を客観的な視点で分析しています。
「どうしたら良い商品だと思われるのか」ではなく
「どうしたら断られないのか」の視点でアプローチやスクリプトを設計し、顧客の「買わない理由」を徹底的に排除したアプローチを行うことで、成功確率を高める取り組みをしています。
まだまだ蓄積データ母数も少なく、try＆errorの中で進捗していますが、この活動の果てに蓄積される膨大な音声データと解析活動が、未来を切り開くカギになると信じています。
引き続き、よろしくお願いします。
インサイドセールスチームのキックオフの事例はいかがでしたか？
企業方針の浸透に悩んでいる方は、ぜひキックオフミーティングを取り入れて、メンバーに伝えていきましょう！
これからも多くの方々に私たちの取り組みについて知っていただけるよう、IS factory magazineを通して私たちの”想い”を発信していきますので、期待してください！
どうぞよろしくお願いします。
IS factory magazine編集部です。2022年開設。
定期的にインサイドセールスや営業に関するノウハウを発信しています。