皆さん、こんにちは。
IS factory magazine編集部です。
ビジネスの現場では、サービスの提案や信頼関係を築く一環として、オンライン商談がますます不可欠となっています。
インサイドセールスにおいても、基本はオンラインで商談を行うため、ビデオツールの操作経験が少ない方は対面との環境の違いに戸惑う方も多いでしょう。
そこで今回はオンライン商談の際に押さえておくべきマナーと服装・メイクのポイントについてお伝えしていきたいと思います！
マナーは“人と人との関わりで当然その場面でしかるべきとされる行儀・作法のこと”を指すため、基本的な部分は対面と変わりはありません。ですが、オンラインだからこそ気を付けなければならないケースもあります。
本記事を参考にオンライン商談におけるマナーを身につけて商談に挑んでいきましょう！
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オンライン商談の基本のマナー
身だしなみ編
身だしなみはビジネスカジュアルが基本です。自宅で仕事をする場合でも、商談時は仕事にふさわしい服装で臨みましょう。画面上での印象を重視し、清潔感があって相手に良い印象を与える服装を選ぶことが重要です。
また、メイクはモニターを通して見ると、自然光の入り方によって暗い印象を与えたり、対面とは違って見えることもあるので注意が必要です。
その他、背景にも気を付けなければなりません。関係のないものが写ってしまっては商談の雰囲気も台無しになってしまいます。商談の前に必ず画面でどのように部屋が写るかを確認しましょう。
zoomには背景をぼかしたり変更する機能があるのでそのような機能を利用するのもよいかもしれません。
あいさつ、言葉遣い編
自己紹介はしっかりと
オンライン商談では、名刺交換がないため自己紹介ははっきりと丁寧に発音することを心がけましょう。名前の伝え間違いを防ぐこともできますし、自分の名前を憶えていただくことも商談にとっては大切なことです。
また、オンライン名刺交換を実現するQRコードをつけた名刺背景を使用することで名前も覚えてもらいやすくなります。
そのほかにもzoomでは名前の表示設定を変更することが時折あるため、名前を間違っていたり、ニックネーム等の名前以外の表示になっていたりする可能性があります。
商談の際には商談に適した名前にするのがマナーです。
フルネームで表示設定をしたり、フルネーム/○○株式会社といったように社名も合わせて設定しておくのが◎
名前の表示設定は事前に確認をするなどして気をつけましょう。
聞こえやすいようゆっくりと
オンライン商談ではマイクを通すため、聞き取りにくいことがあります。
ネット環境によってはタイムラグが発生し、細かい音の聞き分けが対面より難しいため、ゆっくり・はっきりと話すことを心がけましょう。そうすることで、相手に明るい印象を付けることもできます。
また、発言しない時はミュートにしておき、不要なバックグラウンドノイズを防ぎましょう。発言する際は聞き取りやすいボリュームで相手に伝えます。
相槌をおおきく
オンライン商談と対面商談の大きな違いとして、表情やリアクションが伝わりにくいというデメリットがあり、リアクションが小さいと相手は伝わっていないのか、聞こえているのかと不安になってしまいます。そこで、相槌や反応等は笑顔で大きくリアクションするように心がけ、相手の不安を解消しましょう。
また、相手の反応を注意深く見ることも必要です。投げかけの言葉をうまく利用し、しっかりと相手のリアクションを汲み取りましょう。
間を大事に
オンライン商談では対面時より空気感が伝わりにくく、発言のタイミング等が難しいです。一気に話をしてしまうと、相手が一方的に話されていると感じてしまい、十分な理解をしていただけていないまま話が進んでしまう可能性があります。
発言の「間」を少し長めにとったりして、相手の反応を確認することが大切です。
時間・その他編
入室は５分前から
対面商談の際、アポイントの時間より少し早く到着するのがマナーと言われていますが、オンライン商談でも同じです。
当日スムーズに始められるよう、最低でも5分前には入室しておきましょう。
自分や相手のネット環境によってはうまく接続できない場合がありますので、余裕を持って行動し、最悪の事態に備えてスマホやタブレットなども用意しておくと良いです。
また、どうしても繋がらない場合もありますので、連絡できるように相手の電話番号もアポ取得の際に確認しておきましょう。
対面商談より短く
商談ではできるだけ短く簡潔に説明することが重要です。対面時に比べてオンライン商談はパソコンをずっと見ているため疲れやすく、相手が目の前にいないため集中力も続きません。
そのため30分を目安に予定を立て、長くても1時間以内には終わるようにしましょう。事前に資料共有や、ヒアリングすることで、商談時間の短縮を図るのもよいかもしれません。
退室は相手から
電話のマナーと同じく、相手が退出してから通信を切るようにしましょう。きちんと挨拶をしてから相手が出るのを見届けます。
しかし、相手が退出しない場合もあるかもしれません。その際は何も言わず退出してしまうと相手が困惑してしまいますので、先に挨拶をしてから出るようにしましょう。
また、終わる際に相手の緊張が解け質問が思い浮かぶ場合がありますので、マナーとしてももちろんチャンスを掴む可能性も上がります。
メンバーアンケート
オンライン商談のマナーについて説明してきましたが、実際にオンライン商談をしているメンバーは特にどのようなマナーに気を付けているのでしょうか？
対面と違い気を付けている点について、社内でアンケートを取ってみました！
服装編
ほとんどの方が信頼感を得ることを意識し服を選んでいました。ジャケットを着用される方がほとんどで、色は白・黒・紺とシンプルな配色を選んでいる方が多かったです。
また、男性の場合はクールビズ等の意識も重要だという声もありました。
メイク・ヘアスタイル編
全体的にナチュラルメイクの方が多く、普段のメイクとは変えている方がほとんどでした。メイクの濃さや写りには個人差があるため、一度自身の写りを確認するのが良いかもしれません。
また、髪型もまとめたりナチュラルにされたりしている方が多かったです。
その他編
みなさん個人個人で、オンライン商談がうまくいくように工夫されていました。対面とは違い画面上のみでの印象となってしまうため、写りや話すスピード等について気を付けている方が多かったです。
マナーはもちろんのこと実際オンライン商談でも活躍しているメンバーのリアルな声なので気を付けるべき所についてもお伝えすることができたと思います。ぜひ、参考にしてみてくださいね！
まとめ
いかがでしたでしょうか？オンライン商談でのマナーも対面でのマナーも基本的な部分は同じですが、オンラインだからこそ気をつければいけないマナーも存在します。
オンラインは対面とは違い、PC越しでのやり取りがメインなので、画面上の印象がすべてです。そのため、対面とは違った難しさもありますが、オンラインの良さを活かして商談することができます。
相手への感謝の気持ちを忘れずマナーを守って気持ちの良いオンライン商談を実施しましょう！
以上、オンライン商談でのマナーについてお伝えしました。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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定期的にインサイドセールスや営業に関するノウハウを発信しています。