皆さん、こんにちは。
IS factory magazine編集部です。
ビジネス用語でよく耳にする「リスケ」という言葉はご存じでしょうか。
新社会人や入社して間もない方など、あまり聞きなれない方もいるかと思います。弊社インサイドセールスチーム内でも日常会話や、メールなど様々なシーンで頻繁に飛び交う言葉でもあります。
そこで今回はインサイドセールスチームの取り組みと合わせて、リスケについて徹底解説してみました。
―こんな方に読んでほしい―
✔ 営業職の方
✔ ビジネス用語を学びたい方
✔ 日程調整を効率良くしたい方
リスケとは
リスケとは、リ・スケジュール（reschedule）という英語の略語でスケジュールを変更する、組み直す、という意味があります。
ビジネスシーンでは「急な仕事で、会議に出られない」、「体調不良で約束の日程を変えたい」、「日にちを勘違いしていた」など予め確定している予定を変更する際に使われていることが多いです。
インサイドセールスチームの営業支援でも企業とのやり取りの中で、クライアント先の急な日程変更は多々発生します。せっかくアポイントの取得ができていても、リスケ後の日程調整でなかなか担当者に繋がらない、再調整の日程が決まらないなど様々な事情で商談が長期に持ち越されることも。
もちろん急用は誰にでも起こりうる為、100％防ぐ事は出来ません。しかし「日にちを勘違いしていた」のように、事前に防ぐ事が出来るケースもあります。
そこで今回、実際にインサイドセールスチームで行われているリスケ対策の取り組みをご紹介していきたいと思います。
リスケを防ぐポイント
アポイント取得時
・日程は直近の日にちを打診
・メールアドレスの取得
・日程の復唱確認
アポイントを取得する時に大切なのは、スムーズな日程調整です。日程はなるべく直近の具体的な日にちを提案しましょう。
遠方になればなるほど商談までの期間が空いてしまう為、忘れられてしまうことや、当日までに企業の温度感が変わってしまうことがあります。
また、メールアドレスは担当者と電話以外にコミュニケーションがとれる唯一の連絡手段です。事前情報を共有するためにも、聞いておくと役立つことがあります。
電話を終える前に日程の復唱確認をしておきましょう。復唱する事で相手の記憶に残りやすく、電話では環境によって声が聞き取りにくい場合もあるので、聞き間違えのリスクを防ぐ事ができます。
アポイント取得後
・打ち合わせ確定日をメール送信
・日程変更が発生した場合は、その場で次回日程の調整
アポイント取得後は、確定した日程を担当者のメールアドレスに送付します。口頭だけなく、目視でも認知していただくことで、より担当者の印象に残りやすくなります。
その際、商談当日にも「お打ち合わせ〇月〇日 〇時 本日はよろしくお願いいたします。」とリマインドメールが届くように設定しておくと、より安心です。
万が一、日程変更の申し出があった場合はその場で次回の日程を決めておくと、何度も連絡する手間や、担当者に繋がらず予定が組めないなどの煩わしさを省くことができるため、双方にとってのメリットになります。
また、再調整も温度感が変わらないうちにできるだけ直近の日にちで提案を行うようにしましょう。
取り組み後の変化
自社でリスケ対策を実施した結果を、グラフにまとめてみました。
対策を行ったことで、1ヵ月のリスケ件数が８件から２件に大きく減少した事例もあります。日程調整が円滑に進むことで商談実施率が上がるため、成約率にも期待が持てるようになるのです。
そして、１案件にかける時間も削減できるため、作業効率アップに繋がります。
リスケの注意点
担当者の状況に応じた日程提案
・仮の日程を打診
・アプローチ時期の目安を立てる
クライアント先から日程変更の打診があった際は速やかに再調整を行うことが望ましいですが、シフト変更や急な会議が入るかもしれないなど日程を決めきれないこともあります。
その場合は、仮の日程を打診してみましょう。「予定が合わなかったら日程変更も可能ですので、仮に〇日はいかがでしょうか。」と日程調整のハードルを下げると応じてもらいやすくなります。
また次回アプローチ日の目安をたてることで、温度感の維持やスケジュール管理など営業活動を円滑に進められるというメリットも。
ただし繁忙期で全く見通しが立たない時に、無理に日程提案をしてしまうと一方的な案内となり、懸念されてしまうケースもあるので注意が必要です。担当者の状況を汲み取り「お忙しいということでしたので、時期改めて〇月頃に再度ご状況を伺えればと思います。」と後日連絡する旨を伝えて、今後のアプローチに繋げていきましょう。
メールでの日程調整
・複数日（3日間以上）を提案
・返信は早めに
メールで商談、打ち合わせの日程提案を行う場合は複数（３日間以上）の候補日を打診しましょう。提案日と予定が合わないことも考慮し「その他ご都合の良い日があればご教授いただけると幸いです。」と一言添えておくと、先方も打診をしやすくなります。
メールは電話よりも返信作業に時間がかかりやすく、特にリスケ案件が発生した時は多忙な担当者が多いため簡潔に調整したいところです。
なかには候補日を何度もやり取りしているうちに連絡が途絶えてしまう、面倒だからいいやと意欲を無くしてしまう方も。できるだけ簡潔な文面で伝えるようにしましょう。
またメールはたくさん返信があると埋もれてしまったり、返信を忘れられてしまうこともあるので日程変更の依頼があった際は速やかに対応すると良いでしょう。
リスケの使い方
・取引先では使用しない
ビジネスの略語で使用されるリスケは、フランクな言葉に聞こえてしまう恐れがあります。社内、チームメンバー同士で使用する分には問題ないですが、クライアントとの会話では「日程調整」「日程変更」に置き換えて話しましょう。
社内の同僚や部下に対して「リスケになってしまいました。」と使用する分には問題ありません。対話の相手によって、失礼のない言い回しを心掛けていきましょう。
日程調整メールの例文
アポイントの日程調整を行う例文
クライアント先に、日程提案を行う際の例文です。日程候補日は3～5日程度、曜日や具体的な実施時間を明記すると日付の勘違いを減らすことができます。
件名：打ち合わせの日程について
〇〇株式会社
●●様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
この度は弊社サービスのご説明のお時間をいただき、誠にありがとうございます。お打ち合わせの日程の件でご連絡いたしました。
下記日程はいかがでしょうか。ZOOMにて〇時間程度を予定しております。
・〇月〇日（〇） 〇:〇〇
・〇月〇日（〇） 〇:〇〇
・〇月〇日（〇） 〇:〇〇
上記日程以外でご都合の良いお日にちがありましたら、ご教授いただけると幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――――――――――
〇〇株式会社
〇〇部〇〇
電話：✕✕✕－✕✕✕✕
メール：✕✕✕✕
アポイントの日程変更をお願いする例文
クライアント先に打ち合わせの日程をリスケする際の例文です。リスケに対するお詫びと、丁寧な言葉使いを意識しましょう。先方の都合もあるため、日程変更が発生した場合は速やかに連絡をするのがマナーです。
万が一、直近でリスケが発生してしまった時はクライアントがメールに気づくことができない状況も考えられるため、電話での連絡が望ましいケースもあります。
また商談を行う際は、冒頭で日程変更の謝罪や感謝を伝えてから進めるようにしましょう。
件名：打ち合わせ日変更のお詫び
〇〇株式会社
●●様
お世話になっております。
○月○日(○)の○時に予定しておりました打ち合わせの、日程変更をお願いしたくご連絡いたしました。
お時間を調整していただいたのにも関わらず、申し訳ございません。
勝手なお願いで大変恐縮ではありますが、下記日程でご都合の良いお日にちに変更していただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇）〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇:〇〇
・〇月〇日（〇）〇:〇〇
上記日程が難しい場合は、ご希望の日時をいくつかご教授いただけましたら幸いです。
ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――――――――――――――――――
〇〇株式会社
〇〇部〇〇
電話：✕✕✕－✕✕✕✕
メール：✕✕✕✕
ビジネスメールの基本を知りたい方は、こちらも参考にしてみてください。
おわりに
以上、リスケの解説とインサイドセールスチームの取り組みをご紹介させていただきました。円滑な日程調整で商談実施率を上げていきましょう。
最後に今回の内容をまとめておきます。
皆様の営業活動の参考にしていただけたら嬉しいです。最後まで読んでいただきありがとうございました。
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