営業を効率的に進めるための業務改善アイデア5選

日々営業活動に取り組んでいるものの、思うように成果が出なかったり、タスクに追われて本来やるべき仕事が進まなかったという経験はありませんか？
 
限られた時間の中でタスクをクリアしていくためには、仕事を効率的に進め、業務の「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」を排除していく必要があります。
 
そこで今回は、営業を効率的に進めるための業務改善アイデアを5つご紹介していきたいと思います。
 
今日からでも実践できるような内容ですので、本記事を読んでぜひ参考にしてください。

こんな方におすすめ
✓　営業活動が思うように進まず悩んでいる方
✓　効率の良い仕事の進め方を知りたい方
✓　生産性向上のための手法を探している方

一般的な営業プロセス

営業の仕事は見込み客の創出～商談、契約後のフォローなど、幅広く存在します。

一連の流れの中には、リストの抽出や資料作成、顧客リサーチや商談の議事録といった細かなタスクがあり、リスト1件架電するにも工数が発生します。
 
これらを効率化させることで、1件あたりの時間コストや労力を削減できるのです。

関連記事：営業プロセスを見える化！ポイントと流れを徹底解説｜DXならHirameki 7（ヒラメキセブン）

営業を効率化する3つのメリット

営業を効率化することでどういったメリットがあるのでしょう。
 
主に以下3つのメリットが考えられます。

①時間コスト・経費削減
②個々のスキルアップ向上
③従業員エンゲージメントの向上

営業効率化のメリット①時間コスト・経費削減

一つ目のメリットは、時間コスト、経費の削減です。
 
商談のため直接会社に足を運ぶ場合、訪問する時間だけでなく、出張費や交通費が発生します。これらの課題はオンラインツールを活用することで、時間と経費両方の削減が叶うのです。

営業効率化のメリット②スキル・生産性の向上

業務の効率化を覚えることで、他の業務にリソースを割くことができます。
 
時間がかかっていた事務作業も、効率的に進められれば商談準備に時間を使えるようになり、トークスキルなどのスキルアップの向上に繋げられるでしょう。

営業効率化のメリット②従業員エンゲージメント・離職率の改善

業務が上手く進まないと、肉体的負担だけでなく、精神的負担も生じます。
 
仕事を円滑に進められるようになると、「時間内にタスクを終わらせられた」、「成果が出た」といった満足感からストレスを緩和でき、社員のモチベーション向上や離職率の改善に繋げられるのも効率化の良い点です。

なぜ今、営業の業務改善が求められているのか

営業を取り巻く環境は、ここ数年で大きく変化しています。ここでは、営業の業務改善が求められている背景を3つの観点から解説します。

営業人材不足により一人あたりの業務負荷が増大している

多くの企業で共通している課題が、営業人材の不足です。採用が思うように進まない一方で、既存顧客対応・新規開拓・事務作業など、営業に求められる業務量は減っていません。

その結果、

・営業担当者一人あたりの業務量が増える
・本来注力すべき商談や提案準備の時間が確保できない
・忙しさから業務の質が下がる

といった悪循環が発生しやすくなっています。限られたリソースを最大限活かすには、営業フローの見直しや業務の効率化が不可欠です。

営業の業務改善は、人材不足を補うための現実的な打ち手と言えるでしょう。

商談のオンライン化で営業プロセスの再設計が求められている

近年、商談のオンライン化が急速に進みました。移動時間や交通費を削減できる一方で、対面営業とは異なる課題も生まれています。

例えば、

・商談準備や資料共有の方法が属人的になっている
・オンライン商談後の議事録、情報共有が徹底されていない
・ツールは導入したものの、活用ルールが定まっていない

といったケースも少なくありません。ツール導入だけで終わらせず、業務プロセスや役割分担を明確にすることで、営業の業務効率化と生産性向上につながります。

営業の属人化・引き継ぎ問題が成果を阻害している

営業は成果が個人に紐づきやすい業種であるため、業務やノウハウが属人化しやすいという特徴があります。

属人化が進むと、以下のような問題が起こります。

・担当者が不在になると対応できない
・成功パターンがチームに共有されない
・引き継ぎに時間がかかり、顧客対応の質が低下する

これらは、営業成果の再現性を下げ、組織全体の成長を妨げる要因になります。営業の業務改善では、フローの型化や情報共有の仕組みづくりを通じて、「誰が担当しても一定の成果が出せる営業体制」を構築することが重要です。

属人化を解消することは、営業の効率化と同時に安定した成果創出にも直結します。

営業の業務改善を実現する5つの効率化アイデア

営業活動をよりスムーズに進めていくためには、以下5つの方法があります。

①業務の型化
②効率化ツールの導入
③ノウハウの共有
④タスクの優先順位付け
⑤一部業務の外注

営業の業務改善①属人化を防ぐ「業務の型化」

営業は会社の売り上げ貢献のため最前線で働く職種ゆえに、「個人主義」、「実力主義」といった個人の裁量に捉わるケースが多いです。
 
そのため、業務がブラックボックス化され、属人的になり、再現性のある営業活動が難しくなります。活動内容の良し悪しを判断して現状の課題を分析するためには、業務を型化し、一定の基準を設けることが必要です。

例えば、「トークスクリプト」や「ヒアリング項目」を型化しておけば、同じ質問内容でお断りされた場合の対策や、スクリプトの改善案を出せるようになります。

このように、業務の型化だけでなく、マニュアルやFAQを用意しておくことで営業担当の急な休みや引継ぎにも対応することができるのです。

簡単な実践ステップ
1.成果が出ている営業担当者の商談・トーク内容を洗い出す
2.ヒアリング項目・質問順を文字に起こしシート化する
3.全員が同じフォーマットで記録・振り返りを行う

【自社商材に合わせてトークを型化できるスクリプトの雛形はこちら】

営業の業務改善②成果につながるタスクの優先順位付け

担当する業務が増えていくと、「何から手をつければいいか分からない」と困った経験はありませんか？そうならないためにも、朝のうちにその日のスケジュールを確認する癖付けをしておくことをおすすめします。
 
優先順位の付け方が分からない場合は、タスクを「緊急度」と「重要度」に分けて考えると良いでしょう。

カレンダーにタスクを入れている場合は優先度順に色分けなどしておくことで、やるべきタスクが可視化できます。仕事が平日勤務であれば、金曜日の夕方に次週のタスクを分かる範囲でいいので入れておくと、休み明けからスムーズに業務に取りかかれるのでぜひやってみてください。

簡単な実践ステップ
1.タスクを「緊急度」×「重要度」の4領域で分類する
2.商談準備など重要度が高いタスクを午前中に配置する
3.カレンダーやToDoを優先度別に色分けして管理する

営業の業務改善③ノウハウを蓄積・共有する仕組みづくり

前述で、「営業は属人的になりやすい」とお話しましたが、”ノウハウをシェアする時間”は作れていますか？
 
成功事例や切り返しトークの共有をすることで、個人だけでなくチーム全体のスキルアップやモチベーションの向上に繋げることができます。ノウハウ共有に限らず、1on1で自身の課題を打ち明け、コミュニケーションを取ることで改善策が見つかることも。
 
私たちインサイドセールスチームでも、日々の1on1で振り返りを行っているので、ぜひ参考にしてみてください。

関連記事：【シート公開】効果的な1on1の進め方って‥？メリットや取り組み事例を解説！

簡単な実践ステップ
1.商談後に「上手くいった点」を記録する
2.定例MTGや1on1で成功事例を共有する
3.共有内容をExcelシートやツールに蓄積し、誰でも見られる状態にする

営業の業務改善④プロセスを効率化するツールの導入

営業をより効率的に行うために、便利なツールがたくさんあります。

これまで手作業で入力していたものも、ツールを使うことで作業効率の向上が見込めます。
 
専門的なツールもあれば、顧客の情報を一元管理してくれるものもあるので、自社に合った最適なツールを探してみるのも効率化の近道と言えるでしょう。

簡単な実践ステップ
1.手作業で行っている業務を洗い出す
2.工数がかかっている業務からツール化を検討する
3.導入後は入力・運用ルールを明確にする

関連記事：営業組織にデジタルツールが必須な”理由”とツールのご紹介

営業の業務改善⑤生産性を高める一部業務の外注

営業も、業務内容によっては「外注したほうがいい」といったケースもあります。
 
例えば、商談に時間がかかっている場合、アポイントの創出までは外注して、その分の時間を資料作成や商談準備に使うということもできるのです。
 
アポイント獲得に必要なツールも、外注すればツール導入費を削減することができ、効率的なアプローチが可能になります。

簡単な実践ステップ
1.営業業務を「コア業務」と「定型業務」に分類する
2.定型業務(アポ獲得など)を外注候補として検討する
3.外注成果を件数・商談化率など数値で評価する

関連記事：【インサイドセールス】内製と外注どっちがいいの？メリット・デメリットを徹底比較

営業代行を検討される場合は、お気軽にお問い合わせください。

営業効率化の成功事例【業務改善・生産性向上】

営業の効率化を実現するためには、具体的な成功事例を参考にすることが効果的です。

ここでは、実際に当社が支援した企業の事例をもとに、どのような営業プロセスを改善したのかをご紹介します。自社の取り組みに役立つポイントを見つけていただければ幸いです。

事例1：情報共有・報告を徹底し属人化を防止

対応の属人化を防止するため、資料や対応結果は必ず担当者が確認できるよう抜けもれなく報告。ダブルチェックを依頼し、対応状況を知っている人が一人に限らないよう徹底しました。その結果、担当者の急なお休みにも即座に対応することができ、属人化の防止に繋がっています。

事例2：リード管理をCRMツールで一元化し、情報をリアルタイムに共有

弊社で医療機器メーカーの営業支援を担当。CRMを活用したことで進捗を一元管理でき、クライアント様との進捗共有もスムーズに進めることができました。アポイントの取得数や追客率もグラフで可視化できるため、優先すべきリストが明確になり、フォローアップの迅速化に成功。月間50商談の獲得を実現しました。

関連記事：【顧客事例②】医療検査機器の販売企業が挑んだ営業改革。インサイドセールス導入で月間50商談創出を実現！

営業の業務改善を成功させるためのポイント

営業の業務改善は、適した施策を選ぶだけではなく、どのように進めるかも成果に影響します。ここでは、業務改善を形骸化させず、継続的な成果につなげるためのポイントを2つご紹介します。

小さく初めて改善を積み重ねる

営業の業務改善というと、「一気に仕組みを変えなければならない」と思われがちですが、最初から完璧を目指す必要はありません。

むしろ、改善の範囲を広げすぎると現場に負荷がかかり、定着しないケースも多く見られます。まずは、以下の小さな改善を積み重ねていくことが大切です。

・一部の業務から改善に着手する
・現場担当者の反応を見ながら調整する
・成果が出たら横展開する

例えば、「ヒアリング項目の統一」や「商談後の記録ルール整備」など、すぐに始められる業務改善から取り組むことで、現場の成功体験を生み出しやすくなります。

営業の業務改善は、継続的に磨き続けるプロセスであることを意識しましょう。

定量指標(KPI)で効果を検証する

業務改善の成果を正しく判断するためには、定量的な指標(KPI)を設定する必要があります。感覚や印象だけで評価をしてしまうと、改善効果が見えづらくなります。

営業業務改善でよく用いられるKPIには、

・商談化率
・アポイント獲得数
・商談準備にかかる時間
・報告、入力作業の工数

などがあります。

施策を実施する前後で数値を比較することで、「どの業務改善が成果につながっているのか」「どこをさらに改善すべきか」が明確になります。

KPIを用いた効果検証は、業務改善を属人的な取り組みから、再現性のある組織体制へと進化させるための重要な要素です。

営業活動を効率化させて成果に繋げよう！

今回は、営業を効率的に進めるための業務改善アイデアを5つと成功事例をご紹介していきました。
 
営業活動を効率化することで、スキルの向上やコストの削減が見込めますが、本記事でご紹介した全てのアイデアを取り入れようとするのではなく、自身の課題や営業活動のフェーズに合わせて実践してみるのをおすすめします。

関連記事：MEDDICの営業フレームワークとは？BANTとの違いやトーク事例をまるごと解説！

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最後までお読みいただきありがとうございました。