今日から使える！テレアポで受付突破するフレーズと5つのコツを公開

法人営業のテレアポにおいて、はじめの難関は受付突破です。
電話では「営業は断っている」「新規は取り次げない」と、話を進められない状態で終話となる場面もあるでしょう。

しかし、担当者に取り次いでもらわないことにはサービスの提案はできません。
そこで本記事では、テレアポの受付を突破するコツや切り返しのフレーズを解説していきます。

こんな方におすすめ
✓　テレアポで受付を突破するコツを知りたい
✓　受付突破に効果的なフレーズをトークスクリプトに取り入れたい
✓　法人営業で受付を突破して次のアプローチにつなげたい

テレアポの受付突破とは？

受付突破とは、代表電話（受付）を通して、営業担当者が目的に担当者へ取り次いでもらうことを指します。

企業によっては「営業電話は一律お断り」という対応ルールを設けており、営業担当者にとっては最初の壁となります。

受付突破率とは

受付突破率とは、「架電数に対して担当者に取り次がれた割合」を示す指標です。

一般的な受付突破率の目安
・BtoB営業：15～30%
・新規開拓のテレアポ：10~20%
・既存顧客への架電：40~50%

突破率が低い場合は、アプローチの方法の見直しが必要です。

関連記事：コールドリストとは？ハウスリストとの違いと効果的な活用法をわかりやすく解説

受付ブロックとは

受付ブロックは、企業の受付から担当者に電話を取り次いでもらえないことです。取り次ぎ不要と判断された営業の電話は、案内を断ったり対応を拒絶されたりする場合もあるでしょう。

担当者と対話をするには、受付ブロックを減らし次のアプローチに繋げる対策が必要です。

一般的には7割以上が受付ブロックと言われており、営業担当者のスキルに関わらず取り次いでもらえない頻度は高い傾向にあります。

テレアポで受付突破できない5つの要因と解決策

テレアポで受付を突破できない原因は、大きく分けて「外的要因」と「内的要因」があります。ここでは、実際にありがちな失敗パターンとその解決方法を合わせて解説します。

失敗①会社として営業電話を断る方針だった

背景：外的要因
受付では、営業電話を一律でブロックするというマニュアルが設けられている企業も少なくありません。1日に何十件ものコールアプローチを受けている企業では、業務を効率的に進めるために代表電話で遮断するケースが多いです。

解決策：担当者名を把握し、取り次ぎに正当性を持たせる
・事前にWebサイトや公開資料で担当者名を調べ、名指しで依頼する
・単なる案内ではなく、話す必然性がある内容だと伝える

対策フレーズ例
「担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？公式サイトで採用情報を拝見し、ご相談があってお電話させていただきました。」

失敗②担当者が不在・会議中だった

背景：外的要因
休暇や会議など先方の事情により、タイミングが悪く、電話に出られない状態です。しかし、そのまま終話してしまうと次回の接続機会を損失する可能性があります。

解決策：折り返しの導線を残す/後日改めて電話する
・折り返しの連絡先と用件を明確に伝えておく
・一度で諦めず、曜日や時間を変えて再架電する

対策フレーズ例
「では、明日の午前中に改めてご連絡させていただきます。」
「お手隙の際に折り返しをいただければ幸いです。」

失敗③受付担当者が話の要点を理解できなかった

背景：内的要因
電話営業では「何の話かわからない」、「誰に取り次ぐのか不明」、「話が長い」などトーク内容が相手に伝わっていないケースがあります。これでは、受付担当者が取り次ぎの判断を下せません。

解決策：話の要点と目的を簡潔に伝えるスクリプトを用意する
・誰に、何の目的で連絡しているのかを冒頭で伝える
・初回から詳細を語りすぎない(情報量は少なめで核心をつく)

対策フレーズ例
「御社の○○に関する取り組みを拝見し、担当の方にご提案の機会をいただきたく、ご連絡しました。」

関連記事：営業トークスクリプトの作り方！テレアポの質を高める運用方法を事例で解説

失敗④営業の話し方・印象が悪かった

背景：内的要因
声が小さい、棒読み、言葉遣いが悪いなど不信感を与える対応は、取り次ぎには至りません。電話を使ったアプローチ手法では、第一声の印象がすべてです。

解決策：音声チェックと話し方トレーニングを実施する
・自分の架電音声を録音して聞き返す
・適度な抑揚と明るいトーンを意識する
・ロールプレイングで話し慣れる

改善ポイント
・声のトーンは上げすぎず、明るく落ち着いた印象に
・話すスピードはややゆっくりに
・挨拶と名乗りはハキハキと

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失敗⑤サービス内容を強引に売り込んでしまった

背景：内的要因
初回での電話で商品説明を詳細に話そうとしたり、強引に商談を取りつけたりする態度は、受付担当者の警戒心を強めます。

解決策：情報提供・認知獲得を目的としたスタンスで話す
・まずは知っていただくという姿勢を見せる
・すぐの導入ではないと伝えて安心感を与える

対策フレーズ例
「今すぐご契約という話しではなく、今後のご参考になればと思いまして、お時間をいただけないかとご連絡しました。」

テレアポ成功率を高める5つのコツ

受付が担当者に取り次がない理由と対策を理解できたところで、突破するための5つのコツをご紹介します。テレアポのトークに使えるフレーズと具体例も合わせてご活用ください。

担当者の情報を事前に取得する

事前に「担当者の名前」「役職」「在籍時間」を知っておくと、受付突破率が格段に上がります。

情報を聞き出す質問例
・「担当の○○様は、普段は何時頃お戻りになりますか？」
・「○○部門の責任者様にご相談したいのですが、お名前を教えていただけますか？」

こうした質問を自然に行うことで、受付から必要な情報を引き出せます。

架電時間を調整する

担当者が不在で繋がらない場合は、架電のタイミングを見直すことも効果的です。時間帯によっては、受付担当者が代わり、これまでとは異なる対応をしてもらえる可能性があります。

実際の営業現場では、受付止まりのステータスから担当者が変わったことで決裁者に接続できたという事例も多く聞かれます。

以下は、弊社インサイドセールス支援サービスを通して蓄積した、業種別の繋がりやすい時間帯の傾向です。

＜業種別のゴールデンタイム＞
飲食業界：午後14時～16時(ランチ後のアイドルタイム)
法人営業(BtoB)：始業開始1時間後～11時前後、午後16時(会議の合間)
運輸・倉庫業：午前10時～11時(朝の業務が落ち着いた時間帯)
ホテル業界：午前11時～12時(チェックアウト業務が一段落した頃)

上記の時間帯はあくまで傾向であり、必ずしもすべての企業に当てはまるわけではありません。まずは、電話営業を実施しながら、各企業のパターンを把握し、適切な時間に調整することが大切です。

関連記事：【業種別】テレアポの最適な時間帯と成果を上げるアプローチ手法

自信を持って話す（声のトーンを意識）

テレアポは、声の抑揚やスピードで相手に与える印象が大きく変わります。ハキハキとした心地よい話し方は、営業電話の警戒心を軽減させるでしょう。

NG例
・「お世話になっております～株式会社〇〇の△△と申します～。」
・「え～、〇〇の担当者様にあの、お取次ぎをお願いしたいのですが…。」

OK例
「お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。××の担当者様にお取次ぎをお願いいたします。」（言い切る）

語尾は伸ばさず、「え～」「あの」などのつなぎ言葉を過剰に使わないよう注意します。

【営業のお断りに悩んだ時は切り返しトークの活用がおすすめ！】

用件を簡潔に伝える（営業感を出さない）

新規の取り次ぎ対応では、受付から用件を聞かれることがあります。事前に、会社の紹介やサービス内容、問い合わせたい事柄を簡潔にまとめておきましょう。

NG例
「新しいサービスのご案内でお電話いたしました」

OK例
「○○の件で、△△様にご確認したくご連絡しました」

一方的な提案は営業電話と悟られるため、「問い合わせ」や「ご相談」など担当者の判断を仰ぐような伝え方が大切です。受付で判断できない内容は、担当者に取り次いでもらえる場合があります。

架電後の記録を残し、次回に活かす

架電後は受付との対話で取得した情報を記録し、分析します。架電した日にちや時間、資料送付などの記録は、次回のアプローチに活かしましょう。
 
活動記録がなければ、進捗が把握できずに同じ話をくり返してしまう恐れもあります。取得した情報を基に、トークを展開すると受付を突破できる確率が高まります。

＜記録する情報＞
・時間帯
・次回アクションの日程
・対話内容
・資料送付の有無、発送日

テレアポの受付突破に役立つ心理テクニックと対策フレーズ

受付突破の成功率を上げるには、ただ情報を伝えるだけでなく、心理的な信頼形成が不可欠です。特に、受付担当者が取り次ぎの判断に関与するケースでは、短時間での信頼獲得が鍵となります。

ここでは、実際の電話アプローチで使える心理テクニックと具体的なトーク例をご紹介します。

ウィンザー効果｜第三者の声で信頼性を高める

ウィンザー効果とは「第三者の情報は、本人からの情報よりも信頼されやすい」という心理法則です。

自社のサービスを直接売り込むのではなく、他社の成功事例や利用実績を伝えることで、受付担当者に信頼感を与えることができます。

法人営業では、ターゲットと同業種の事例をトークに組み込むと、潜在ニーズを引き出すきっかけにもなります。

▶活用トーク例
・「実は、〇〇業界の企業様で△△の課題があり、当社のサービスで業務効率が30％改善されたという声をいただいております。」

・「以前、御社と似た業種の企業様も、はじめは短時間のお打ち合わせからご相談いただきました。」

バントワゴン効果｜”みんなが使っている”安心感を活かす

バントワゴン効果とは、「多くの人が利用している＝安心・信頼できる」と感じる心理現象です。受付対応では、多数の導入実績や業界内での評判を提示することで、警戒心を払拭しやすくなります。

▶活用トーク例
・「〇〇業界では、現在50社以上の企業様に導入いただいております。」

・「同じような業種の企業様の活用が増えておりまして、△△についてご担当者の皆様にお話しを伺っております。」

質問話法｜自然な会話で情報を引き出す

質問話法とは、相手に質問を投げかけることで関係性を築き、取組み状況やニーズを引き出す心理テクニックです。

テレアポでは、一方的に話すのではなく、質問を通じて自然な会話の流れをつくる手法が、受付ブロックを回避する近道になります。

▶活用トーク例
・「ご担当者様のお戻りの時間帯を教えていただけますか？」

・「営業企画のご担当の方は、お電話でのご対応もされていますか？」

ネームコーリング｜名前を呼んで親近感を高める

ネームコーリングとは、相手の名前を呼ぶことで親しみや信頼を感じやすくなる心理効果です。電話口で受付担当者の名前を確認できたら、会話の中に自然に取り入れると、印象が良くなりやすいです。

▶活用トーク例
・「〇〇様、ありがとうございます。本日は担当の△△様にご挨拶させていただければと思っておりまして」

・「〇〇様、いつもお世話になっております。採用担当の△△様はいらっしゃいますか？」

テレアポで受付を突破した事例

受付突破の対策をしていても、担当者の在席している日が少なければ接続は難しいでしょう。そこで、在宅勤務や外勤など在席が少ない担当者に向けた受付へのアプローチ事例を2つご紹介します。

①資料送付を活用した突破法

担当者の在席が不定期だったリストに対し、受付に用件を言伝。資料送付の承諾を得たため、担当者が出勤した際に用件と共に渡してもらえることになった。後日、受付から担当者の意向を聞き出すことができた。

②問い合わせフォーム経由で担当者に接続した事例

受付に用件を伝えたところ、担当者の出勤日が少なく問い合わせフォームからのメッセージを推奨された。

問い合わせフォームにて、サービス内容の要点をまとめた文面と資料を送付。翌月、資料を見た担当者から折り返しの連絡が入り対話をすることができた。

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まとめ：テレアポ突破は「準備×心理テクニック」が鍵

受付突破は運ではなく“戦略”です。
情報収集・架電時間の最適化・心理的アプローチの3点を意識すれば、商談獲得率は確実に上がります。

まずは今日から、1件ずつの架電を「検証の機会」として実践してみましょう。

▼架電時に使えるトークスクリプトはこちら

最後までお読みいただき、ありがとうございました。